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RÉSUMÉ
Lorsque le service maintenance d'une entreprise envisage de s'informatiser, les responsables ne savent souvent pas comment procéder. Cet article définit et caractérise ce qui devrait être à l'origine de ce type de projet, à savoir le cahier des charges exprimant le besoin spécifique de l'entreprise qui le rédige. À partir des caractéristiques générales de l'expression du besoin, il précise quelles sont les spécificités à prendre en compte dans le cas de la fonction maintenance. Dans cette démarche méthodologique, il convient de résoudre en parallèle tous les problèmes d'organisation qui peuvent se révéler à l'analyse. L'accent est mis sur quelques difficultés qui devront être surmontées avant la finalisation du cahier des charges et une première approche de l'évaluation des réponses des fournisseurs est proposée.
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Bernard MECHIN : Ancien directeur du Centre international de maintenance industrielle (CIMI)
INTRODUCTION
Lorsque le service maintenance d'une entreprise envisage de s'informatiser, il est encore classique de constater que, souvent, les responsables ne savent pas par quel bout prendre le problème. Un manque de réflexion préalable conduit la plupart du temps à de mauvais choix qui peuvent se traduire par un rejet pur et simple du système de GMAO ou sa mise à l'écart progressive. L'implantation d'un système GMAO dans une entreprise doit être considérée comme un projet stratégique qui, à ce titre, doit respecter une méthodologie rigoureuse de conduite de projet. Celui-ci relève à la fois du domaine de l'organisation et du domaine de l'informatique.
Les articles précédents ([MT 9 460] et [MT 9 461]) ont bien montré quels étaient les enjeux et quelle méthodologie il était nécessaire de mettre en œuvre pour réussir cette implantation. Si les aspects informatiques sont actuellement mieux maîtrisés du fait de l'évolution et de la banalisation de ces technologies, la prise en compte des aspects organisationnels reste, par contre, assez délicate. Faute d'avoir été évalués suffisamment bien au niveau de la préparation de l'organisation, de nombreux projets n'aboutissent pas, ou seulement partiellement. Il n'est pas rare de trouver des systèmes de GMAO qui ne servent, par exemple, qu'à gérer le magasin de maintenance.
Pour tout projet, quelle que soit sa nature, le cahier des charges est un élément important conditionnant dans la durée sa réussite. L'objet de cet article est donc, outre un rappel des caractéristiques générales, de fixer les grandes lignes de l'élaboration d'un cahier des charges dans le cadre de l'informatisation d'un service maintenance, afin d'assurer au projet les plus grandes chances de bon aboutissement.
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1. Cahier des charges
1.1 Définition et caractéristiques d'un cahier des charges
Le cahier des charges est parfaitement défini dans la norme NF X50-151 qui indique que c'est un « document par lequel le demandeur exprime son besoin (ou celui qu'il est chargé de traduire) en termes de fonctions de services et de contraintes. Pour chacune d'elles sont définis des critères d'appréciation et leurs niveaux. Chacun de ces niveaux est assorti d'une flexibilité. ».
L'énoncé du besoin sous forme fonctionnelle, c'est-à-dire en précisant les finalités recherchées sans imposer de solutions techniques préétablies, préserve toutes les chances d'émergence de solutions innovantes et garantit la clarté dans les futures relations entre les acteurs concernés, ainsi que l'efficacité dans l'exécution des tâches.
Un cahier des charges sert donc essentiellement à exprimer de façon compréhensible par les fournisseurs les besoins que les produits proposés devront satisfaire. Son étude approfondie permettra aux différents fournisseurs de choisir le produit existant ou d'adapter l'un de ces produits pour satisfaire, avec le degré de performance souhaité, les besoins exprimés. Le dialogue entre partenaires (futur utilisateur et fournisseurs) en est facilité et conduit à une relation plus claire entre le client et son fournisseur. De la même façon, le dépouillement des offres, dans la mesure où le cahier des charges définit un cadre de réponse, en sera facilité, et, relativement objectivé.
D'autre part, compte tenu du besoin et du contexte, ce cahier des charges pourra être « ouvert » en laissant un certain nombre de degrés de liberté aux fournisseurs qui répondront à l'appel d'offres, au contraire d'un cahier des charges « fermé » qui figera de façon relativement rigoureuse tous les aspects de l'expression du besoin.
Cette expression des besoins est essentielle car elle va prédéterminer les coûts que le demandeur devra assumer et qui sont bien sûr conditionnés par le niveau des exigences formulées.
La spécificité de la démarche proposée est d'être à la fois fonctionnelle, méthodique et pluridisciplinaire, comme on le verra tout au long de cet article.
HAUT DE PAGE1.2 Positionnement du cahier des charges dans le projet
Contrairement...
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