Phases d’exécution du contrat
Contrats de l’ingénierie - Annexe 2 : dispositions techniques (partie 2)

L’une des principales caractéristiques du Contrat de maîtrise d’œuvre est qu’il s’exécute sur la durée. Il faut donc le décrire aux plans organisation et ordonnancement des Prestations. Dans cette optique, il est nécessaire que les parties prenantes aient conscience de la différence qui existe entre certains concepts basiques :

• activité (« activity ») : unité de travail majeure devant être menée pour parvenir aux objectifs fixés. Une activité a des dates de début et fin précises, comporte un ensemble de tâches, consomme des ressources et réalise un ou des délivrables ;

• phasage (« phasing ») : découpage logique et préétabli d’un accord en phases successives délimitées par des jalons ;

• phase (« phase ») : période d’un accord, comprise entre deux jalons, et au cours de laquelle est exécuté un ensemble cohérent et ordonné de tâches concourant à la réalisation d’un objectif prédéterminé. Le déroulement d’un accord comporte généralement plusieurs jalons. Leur nombre et leur contenu dépend de la négociation contractuelle et des caractéristiques du Projet ;

• jalon (« milestone ») : étape prévue dans le déroulement d’un programme contractuel. L’objet du jalon est de s’assurer qu’une tâche, un document, un produit, une fourniture correspond bien à ce qui a été préalablement défini ;

• tâche (« task ») : plus petite unité de travail pouvant être gérée. Une tâche est un travail bien défini assigné à des personnes. Une tâche peut inclure une ou plusieurs actions ;

• action (« action ») : étape accomplie par une personne chargée d’une tâche. Une étape ne peut faire l’objet de décomposition.

Ce n’est rien d’autre que la mise en œuvre du processus de gestion des débuts et des fins de phase. L’objectif du processus de gestion des débuts et des fins de phase a pour objet de sécuriser le Contrat en gérant le lancement de la première Phase, la transition d’une Phase à une autre, et la Phase finale. Les pratiques clés de ce processus sont les suivantes :

• la première transition survient après la signature du Contrat. Démarrer la première phase consiste à emplir toutes les conditions pour que le Contrat entre en vigueur (voir clause D du contrat, § 3 de Contrats de l’ingénierie- Maîtrise d’œuvre) avant d’autoriser tout travail substantiel, engagement de ressources ou toute dépense ;

• les points de décision entre phases et sous-phases (c’est-à-dire les jalons du cycle de vie) sont l’occasion de valider les activités menées à bien durant la phase précédente, avant la transition vers la phase suivante. Finaliser une phase consiste à :

  • évaluer la réalisation de la phase précédente et les prévisions de réalisation de la suivante,

  • tirer les enseignements sur la base de l’expérience acquise pour permettre une amélioration continue,

  • requérir l’autorisation des parties prenantes afin de passer d’une phase à une autre (affermissement d’une phase optionnelle par exemple) ;

• le dernier Jalon du cycle de vie correspond à la fin du Contrat. Finaliser le Contrat consiste à :

  • faire en sorte que le Produit soit transféré de manière formelle au Client (ou à l’utilisateur final),

  • documenter la vision interne (historique du Projet et de sa réalisation, raisons expliquant les écarts, etc.),

  • documenter la vision externe (conditions d’acceptation, manques dans la réalisation, points de désaccord, paiements retenus, actions nécessaires pour résoudre un problème particulier, etc.),

  • clôturer l’accord.

À la fin de chaque phase, les Parties doivent :

• dresser le constat de ce qui a été obtenu et de le comparer à ce qui était attendu au jalon concerné ;

• prendre les décisions nécessaires à l’exécution des phases suivantes.

L’organisation et le contenu des phases dépend de chaque projet. La méthodologie d’approche a été privilégiée par rapport à des ébauches de textes types qui pourraient correspondre soit à des domaines de droit (contrat de droit public ou de droit privé), soit à des domaines techniques qui auraient entraîné ce texte à devenir trop volumineux.

La structure intellectuelle de chaque sous-phase peut être similaire. Nous distinguerons donc dans ce document :

• l’objet de la phase ;

• les tâches à accomplir. On rencontre méthodologiquement :

  • des tâches d’analyse (« analysis tasks »),

  • des tâches de création (« design tasks »),

  • des tâches de validation (« validation tasks »),

  • des tâches de gestion (« management tasks ») ;

• les documents à remettre (par le Maître d’œuvre et le Client) ;

• la ou les dates de facturation ;

• les limites de prestations dues par le Maître d’œuvre.

Même si ce document ne le prévoit pas, il est possible de prévoir plusieurs formes juridiques de phases :

• d’abord, une ou des phases fermes ;

• puis d’autres, phases optionnelles.