Introduction au Livre vert
Gestion des documents numériques et de leur contenu

L'Aproged a pris l'initiative de réunir un groupe de travail au cours de l'année 2007 afin de faire un état des lieux mais aussi de conduire une réflexion prospective dans le domaine de la gestion des documents et de leur contenu sous forme numérique.

Ce groupe de travail réunissait des structures publiques comme la Direction Générale de la Modernisation de l'État, la Bibliothèque nationale de France, des associations professionnelles et un certain nombre d'industriels et de sociétés de services (cf. [Doc. H 7 700] ).

En prenant cette initiative, l'Aproged s'est engagée à apporter un éclairage pragmatique et opérationnel à l'ensemble des interrogations que se posent les chefs d'entreprise eu égard à ce qu'il est convenu d'appeler l'économie numérique. Par principe, le groupe de travail n'a pas cherché à établir des définitions. En revanche, il a cherché à tirer profit des projets qui ont été réalisés et des retours d'expérience que chacun de ses membres a pu conduire. Il a ainsi réalisé un exercice que très peu d'acteurs du marché peuvent faire et qui consiste à analyser et à comprendre les mécanismes techniques, organisationnels, financiers et légaux intervenant dans des projets de gestion de documents sous forme numérique.

Dans cette dynamique, le groupe de travail a manifestement pris la mesure de ce qu'il est convenu d'appeller l'économie du numérique et sa conséquence qui est une disparition progressive des documents papier au profit des documents sous forme numérique. Ce phénomène qui intervient aussi bien dans la sphère privée que dans la sphère publique est générateur de nouveaux services mais également de nouvelles conditions de travail qui affectent les organisations en place. Ce dernier point est à souligner puisqu'il exprime ce qu'il est convenu d'appeler la gestion du changement, en d'autres termes, la recherche de la bonne adéquation entre les profils des personnels, leur poste de travail et l'organisation de leur entreprise.

À ces interrogations, des réponses ont été apportées. Certainement peu académiques, certainement peu cohérentes quelquefois, ces réponses ont, néanmoins, l'avantage et l'obligation de « faire avancer les choses ». La mondialisation et l'accélération des échanges commerciaux, l'impératif de réactivité, l'ouverture des marchés et la concurrence auxquelles les organismes publics comme privés sont confrontés, constituent...