Documents numériques et aspects légaux
Gestion des documents numériques et de leur contenu

Le groupe de travail Aproged souligne dans ce chapitre du Livre vert, qu'un cadre juridique composé de textes législatifs et réglementaires existe et qu'il s'applique aux documents sous forme numérique. Ce même groupe de travail souligne qu'il existe également un ensemble de recommandations émises par des organismes de normalisation et des associations professionnelles comme l'Aproged.

Bien évidemment, le point le plus sensible est celui de la conservation des documents sous forme numérique. C'est sur cet aspect que les textes sont les plus nombreux.

« ... (Toutefois,) l'archivage des documents électroniques est régi par des principes juridiques de base. Il s'agit, d'une part, de ceux relatifs à l'écrit et à la signature électroniques et, d'autre part, des règles relatives à l'archivage en tant que tel. Si les premiers sont communs aux sphères publiques et privées, les secondes sont plus contraignantes en matière publique.

En ce sens, pour que l'archivage électronique remplisse sa finalité juridique, il faut que les modalités de conservation mises en place permettent de garantir que les conditions imposées pour la reconnaissance juridique des documents électroniques soient remplies, à savoir :

• intelligibilité (c'est-à-dire capacité d'un document à être aisément lu et compris) ;

• intégrité (c'est-à-dire capacité à garantir qu'un document n'a pas subi d'altérations ou de modifications) ;

• authentification de l'auteur ou imputabilité (c'est-à-dire capacité à attribuer sans ambiguïté un document à un auteur) ;

• traçabilité (c'est-à-dire capacité à suivre et à enregistrer les modifications apportées à un document).

Ces conditions doivent être toutes remplies à chaque stade de l'archivage. Il convient de préciser que dans les conditions actuelles des textes légaux, seuls les documents d'origine numérique sont en mesure de remplir ces caractéristiques lors de leur établissement.

Ce n'est pas le cas pour les documents établis sur support papier convertis sous forme numérique par numérisation qui, d'un point de vue juridique, sont considérés comme des copies.

De plus, juridiquement, il convient de distinguer l'écrit original de la copie ; étant donné notamment que le cadre juridique relatif aux conditions de leur archivage diffère. »

« Aux termes de l'article 1316-1...