Documents numériques et contenus informationnels
Gestion des documents numériques et de leur contenu

Ce chapitre constitue l'introduction au Livre vert. Le groupe de travail de l'Aproged souligne ici que les acteurs économiques ainsi que les administrations ont fait le constat que les sciences et techniques informatiques conduisent à une disparition progressive des documents sous forme papier. Cette disparition intervient dans les échanges entre les acteurs – client et fournisseur, citoyen et administration – et se traduit par la dématérialisation des factures, des relevés bancaires ou encore les possibilités d'accès en ligne aux formulaires des administrations http://www.service-public.fr . En d'autres termes, un nouvel objet informatique mais également économique et social existe. Il s'appelle « document numérique ».

Fort de ce constat, le Livre vert s'interroge sur ce qu'est un document numérique, sa représentation en tant que contenant et bien évidemment sur les contenus véhiculés et leur représentation. Sur ce dernier point il attire l'attention du lecteur sur les deux modes de représentation : « image » et « caractères ». Il souligne que les possibilités de traitement sont différentes et qu'elles ne permettent pas aux utilisateurs d'exercer les mêmes actions.

Le Livre vert ne cherche donc pas à définir des termes « document » et « contenu ». En revanche, il cherche à cerner et à comprendre les éléments techniques et fonctionnels que les industriels (c'est-à-dire utilisateurs) doivent retenir pour exploiter, au mieux, une gestion des documents sous forme numérique. En définitive, il s'agit ici de percevoir les limites des modes de représentation pour ce qu'elles permettent ou pas et, pour finalement engager ou non l'entreprise ou l'administration dans des projets et donc des investissements. La capture de données dans des flux documentaires comme l'archivage à valeur probante sont deux exemples dont les portées sont différentes et qui illustrent ces propos.