Documents numériques et cycle de vie
Gestion des documents numériques et de leur contenu

C'est très certainement au cours de ce chapitre que le groupe de travail apporte une vision particulière concrète et opérationnelle de la notion de document et de contenus sous forme numérique. En décrivant un processus de production, le Livre vert fait œuvre de pédagogie mais en même temps souligne la limite de l'analogie possible avec un processus de production de documents sous forme papier.

« En effet, il faut, et il faudra toujours « Créer », « Gérer », « Diffuser » et « Conserver » des documents. Ces étapes fonctionnelles sont pertinentes qu'elle que soit la nature, numérique ou analogique (c'est-à-dire sous forme papier) des documents. Néanmoins, ce modèle fonctionnel appliqué aux documents sous forme numérique s'enrichit du fait que dans sa version numérique l'information et le support sont dissociés. En tant qu'objet informatique, un document doit être perçu comme un ensemble de composants qui dissocie la présentation, les structures logique et physique, les contenus informationnels et les métadonnées de description de l'objet lui-même et des usages possibles, comme le droit de copie par exemple.

Les quatre principales étapes fonctionnelles, citées précédemment (création, gestion, diffusion et conservation) n'ont pas de raison d'être successives les unes aux autres. Elles peuvent être réalisées en parallèle. C'est le cas de la conservation dont les modalités peuvent être définies dès la création des documents. Dans cette perspective, il devient alors possible – et c'est une des valeurs ajoutées des documents sous forme numérique – de conserver également les modalités de diffusion. »

Pour le Livre vert, le processus de production se traduit par quatre grandes étapes fonctionnelles :

• La création se composant elle-même de quatre étapes élémentaires qui sont :

  • la création au sens de l'existence de l'objet « document », qui peut avoir lieu de différentes façons. Ce peut être la saisie d'un texte sur un clavier par un opérateur humain ou être le résultat d'un programme informatique comme par exemple la génération d'un relevé bancaire ou d'une facture. Mais ce peut être également la numérisation d'un document papier qui devient un document électronique sous la forme de fichier « image » ou de caractères dès...