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RÉSUMÉ
L’Aproged, association de professionnels de la gestion électronique de documents, regroupe des éditeurs de logiciel, des sociétés de services, des constructeurs d’équipements informatiques, afin de constituer un état des lieux du domaine de la gestion de documents. Cette association est désormais très présente dans le secteur de l'économie numérique. Dans cet article, est présenté le Livre vert qui rassemble des éléments de réflexion et des travaux de l’Aproged. Ce projet consiste en la dématérialisation des documents papier, photos, documents sonores, gestion de contenus et autre archivage. Sont abordés en détail les différents documents numériques et leurs contenus informationnels, les aspects légaux, les cycles de vie de ces documents et pour finir les enjeux et les risques.
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The Aproged, an association of document digital management professionals, regroups software editors, services companies, IT equipment developers, in order to assess the domain of document management. This association is currently extremely active within the digital economy sector. This article presents the Green paper which contains elements of reflection and works carried out by the Aproged. This project consists of the dematerialization of paper documents, photos, audio documents, content management and other archiving methods. It reviews the various digital documents, their information content, the legal aspects, the lifetime of such documents as well as challenges and risks.
Auteur(s)
-
Gérard Dupoirier : Consultant, Document Numérique et Processus
INTRODUCTION
Cet article se propose de souligner certains éléments de réflexion établis par le Livre vert publié par l'Aproged. Ce Livre vert est relatif à la gestion des documents et de leur contenu sous forme numérique. Dans la mesure où l'Aproged est une association de professionnels fortement présente dans le secteur de l'économie numérique, il semblait particulièrement indiqué de faire connaître aux lecteurs des Techniques de l'Ingénieur les travaux que cette association a conduits récemment, d'autant plus que ceux-ci portent sur le thème même de la présente rubrique.
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Guide de bonne conduite6. Documents numériques, enjeux et risques
Dans ce chapitre également, le Livre vert fait œuvre originale. En cherchant à préciser les notions d'enjeux et de risques (c'est-à-dire de menace) liées à la mise en œuvre des documents et des contenus sous forme numérique, il est conduit à faire le constat préalable que la portée est différente selon la nature des documents. En conséquence, le Livre vert propose, toujours en précisant les limites, une classification des documents en quatre grandes familles (cf. tableau 2).
-
Les documents de nature officielle (c'est-à-dire de nature légale)
Ce sont les documents qui sont définis par les pouvoirs publics ou dont l'usage est réglementé. Les pouvoirs publics en sont souvent les émetteurs comme pour les documents Cerfa. Le législateur peut définir certains de leurs items. C'est le cas de la facture, par exemple, qui doit répondre à des règles fiscales et comptables.
-
Les documents de nature contractuelle
Ce sont les documents qui traduisent une transaction entre deux acteurs et qui en fournissent la preuve. Leur forme légale est largement laissée à l'appréciation des acteurs mais néanmoins des constantes existent.
-
Les documents de savoir
Ce sont les documents qui traduisent et contiennent des connaissances et des savoir-faire. Ils traduisent une production intellectuelle. Les dictionnaires, les manuels d'entretien, les périodiques illustrent parfaitement cette nature de documents. La production de certain de ces documents est assurée par le secteur de l'imprimerie pour répondre généralement à des besoins de production de masse.
-
Les documents de « gestion interne à l'organisation »
Ce sont tous les documents dont les entreprises et les administrations ont besoin pour assurer leur gestion.
Certes, cette classification peut prêter à discussion. Néanmoins, elle a l'énorme avantage de permettre d'éviter une vision généraliste. Elle apporte une vision sur les enjeux et les risques à la fois plus précise et plus opérationnelle.
« Vis-à-vis de ces menaces et de ces risques, la question est de savoir si des outils informatiques et des méthodes de travail et d'organisation existent et sont suffisants pour les minimiser voire les supprimer. Il semble que oui. Néanmoins, la réponse doit rester prudente. »....
« En...
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ANNEXES
1 Liste des organisations membres du groupe de travail Aproged – DGME Annuaire
1.1 Organismes – fédérations – associations
ACFCI Assemblée des Chambres françaises de commerce et d'industrie www.acfci.cci.fr/
ADBS Association des professionnels de l'information et de la documentation www.adbs.fr/
ADIJ Association pour le développement de l'informatique juridique www.adij.fr/
Alliance TICS Regroupe les syndicats SFIB (Technologies de l'information) et GITEP TICS (Télécommunications) www.alliance-tics.com/
ASS2L Association des sociétés de services en logiciels libres
FNTC Fédération nationale des tiers de confiance www.fntc.org/
GFII Groupement français de l'industrie de l'information www.gfii.asso.fr/
MEDEF Mouvement des entreprises de France www.medef.fr/
Réseau RTP DOC Réseau des départements STIC et SHS du CNRS rtp-doc.enssib.fr/
XPLOR Association d'utilisateurs et de fournisseurs de produits et services en « Document technologies » www.xplor.fr/
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