Qu'est-ce que l'archivage ?

Présentation

Auteur(s)

Marie-Anne Chabin : Expert en stratégie et méthodologie d'archivage - Présidente du cabinet Archive 97 - Professeur associé au Conservatoire national des arts et métiers CNAM

Lire cet article issu d'une ressource documentaire complète, actualisée et validée par des comités scientifiques.

Lire l’article

INTRODUCTION

Une partie des documents et des données qui sont produits au quotidien dans les entreprises doit être archivée pour être conservée pendant quelques années ou quelques décennies, afin de se conformer aux contraintes réglementaires ou pour constituer une documentation interne pour les équipes. C'était vrai dans l'environnement papier et c'est encore plus vrai dans l'environnement électronique. En effet, si les papiers savent plus ou moins se conserver tous seuls, les fichiers électroniques livrés à eux-mêmes sont rapidement inexploitables et illisibles. L'archivage électronique doit répondre aux problèmes posés par l'obsolescence des supports et des formats de codage, ainsi qu'à la nécessité d'identifier et de décrire les documents et les données numériques.

Pour l'entreprise, il s'agit d'anticiper le risque de non-disponibilité des données en cas de problème juridique ou technique, et de le faire au meilleur coût.

L'archivage électronique est aujourd'hui encadré par plusieurs normes qui traitent chacune un ou plusieurs aspects de la question : la norme internationale ISO 15489 propose des principes directeurs, des procédures et une démarche pour maîtrise de l'archivage ; le modèle européen MoReq2 détaille les spécifications fonctionnelles d'un système d'archivage électronique (Electronic Records Management System) ; la norme française NF 42-013 définit le cadre et les procédures de conservation des documents numériques natifs ou numérisés ; la norme OAIS définit un modèle d'information et un modèle fonctionnel pour la pérennisation de l'information numérique.

Cet article est réservé aux abonnés.
Il vous reste 93% à découvrir.

Pour explorer cet article
Téléchargez l'extrait gratuit

Vous êtes déjà abonné ?Connectez-vous !

L'expertise technique et scientifique de référence

La plus importante ressource documentaire technique et scientifique en langue française, avec + de 1 200 auteurs et 100 conseillers scientifiques.

+ de 10 000 articles et 1 000 fiches pratiques opérationnelles, + de 800 articles nouveaux ou mis à jours chaque année.

De la conception au prototypage, jusqu'à l'industrialisation, la référence pour sécuriser le développement de vos projets industriels.

VERSIONS

Il existe d'autres versions de cet article :

Version courante de mai 2015 par Marie-Anne CHABIN

DOI (Digital Object Identifier)

https://doi.org/10.51257/a-v1-h7276

Cet article fait partie de l’offre

Documents numériques Gestion de contenu

(76 articles en ce moment)

Cette offre vous donne accès à :

Une base complète d’articles

Actualisée et enrichie d’articles validés par nos comités scientifiques

Des services

Un ensemble d'outils exclusifs en complément des ressources

Un Parcours Pratique

Opérationnel et didactique, pour garantir l'acquisition des compétences transverses

Doc & Quiz

Des articles interactifs avec des quiz, pour une lecture constructive

ABONNEZ-VOUS

Lecture en cours
Présentation

Page
suivante

Enjeux de l'archivage dans le contexte électronique

1. Qu'est-ce que l'archivage ?

Au premier abord, archiver, c'est simple : on stocke dans un lieu retiré les documents qui ne sont plus d'usage courant. Au premier abord seulement, car archiver n'est pas stocker et c'est bien dans la différence entre ces deux mots que l'on peut le mieux appréhender la problématique de l'archivage.

On stocke généralement des matériaux, des produits, des fournitures, des imprimés, c'est-à-dire des objets existants en X exemplaires en attendant de les utiliser, de les transformer, de les distribuer les uns après les autres, dans le cadre d'une activité industrielle, commerciale, administrative, etc. Chaque modèle est identifié et les exemplaires sont numérotés ou code-barrés pour une meilleure gestion des stocks, justement. Si dans un lot, un exemplaire est défectueux, on le remplace par le suivant car les différents éléments d'une série sont interchangeables.

Archiver, c'est autre chose. On archive des documents, c'est-à-dire des écrits, des traces qui résultent d'une transaction, d'une opération, d'une réflexion, qui s'est produite à un moment donné, dans un contexte donné, dans un lieu donné, avec des acteurs donnés. Chaque archive est donc un objet unique, qui a des coordonnées dans le temps et dans l'espace et qui, par conséquent, n'est pas interchangeable avec un autre. Archiver a pour but de préserver pour demain ou après-demain la valeur de preuve et de mémoire d'une information consignée aujourd'hui sur un support et dotée des signes de validation qui la rende authentique. Si un document n'a pas d'intérêt pour l'avenir, il n'y a aucune raison de le conserver, et donc aucun intérêt à l'archiver.

La loi du 3 janvier 1979 (révisée en 2008) donne la définition d'archives : « Les archives sont l'ensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou privé, dans l'exercice de leur activité » et précise que « la conservation de ces documents est organisée dans l'intérêt public tant pour les besoins de la gestion et de la justification des droits des personnes physiques ou morales, publiques ou privées, que pour la documentation historique de la recherche ».

Ce besoin de conserver la trace d'aujourd'hui pour agir demain n'est pas nouveau. Les éleveurs mésopotamiens du deuxième millénaire avant J.-C. notaient au fil du temps sur des tablettes d'argile...

Cet article est réservé aux abonnés.
Il vous reste 94% à découvrir.