Aspects organisationnels et acteurs de l'archivage électronique
Archivage électronique - Problématique et normes

Face à cet environnement technique mouvant, les aspects organisationnels de l'archivage ne doivent pas être négligés. La question de la capacité de stockage et de la durabilité des supports n'est pas la toute première à poser.

Il convient de définir avant toute chose ce que l'on veut archiver et pourquoi, c'est-à-dire quels groupes de données et pour quelle finalité. Cette démarche suppose de connaître le périmètre de l'information produite au sein de l'entreprise, par qui et pour quelle raison elle est émise et, par conséquent, sa valeur de preuve et de mémoire. Une partie seulement de la production (interne et externe) requiert d'être archivée ; parmi cet ensemble, une part requiert un archivage court terme (2-5 ans), une autre part un archivage moyen terme (une dizaine d'années) et une troisième partie un archivage long terme ou très long terme (30 ans ou indéfini).

On peut ainsi cartographier, sous forme de cercles concentriques, les différents niveaux d'archivage à organiser et adapter les solutions techniques et les classes de service aux besoins de l'entreprise.

La mise en œuvre de ce processus global d'archivage présente quelques aspects critiques :

• le recensement des documents et objets de données produits ou reçus, tâche d'autant plus délicate que la taille de l'entreprise est importante et sujette à des réorganisations et que les applications sont nombreuses et pas toujours contrôlées par la DSI (Direction des systèmes d'information) ;

• l'évaluation de la valeur juridique des documents car tous les documents d'entreprise n'ont pas une durée légale de conservation ; dans un certain nombre de cas, la durée de conservation est établie après analyse de la valeur d'information du document (qui peut être très faible dans les années qui suivent la production du document et « se réveiller » plus tard) ; cette décision est souvent prise par analogie avec d'autres documents au sein d'un même « dossier » (pièces conservées en tant que pièces justificatives d'un processus de décision) ;

• la redondance de l'information entre plusieurs documents et la multiplication des exemplaires : exemplaires de référence et exemplaires de travail, versions successives, mises à jour par écrasement ou par accumulation des données ;

• le repérage de séries documentaires logiques dans la mesure où la forme même...