Coûts de l'archivage électronique

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Auteur(s)

Marie-Anne Chabin : Expert en stratégie et méthodologie d'archivage - Présidente du cabinet Archive 97 - Professeur associé au Conservatoire national des arts et métiers CNAM

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INTRODUCTION

Une partie des documents et des données qui sont produits au quotidien dans les entreprises doit être archivée pour être conservée pendant quelques années ou quelques décennies, afin de se conformer aux contraintes réglementaires ou pour constituer une documentation interne pour les équipes. C'était vrai dans l'environnement papier et c'est encore plus vrai dans l'environnement électronique. En effet, si les papiers savent plus ou moins se conserver tous seuls, les fichiers électroniques livrés à eux-mêmes sont rapidement inexploitables et illisibles. L'archivage électronique doit répondre aux problèmes posés par l'obsolescence des supports et des formats de codage, ainsi qu'à la nécessité d'identifier et de décrire les documents et les données numériques.

Pour l'entreprise, il s'agit d'anticiper le risque de non-disponibilité des données en cas de problème juridique ou technique, et de le faire au meilleur coût.

L'archivage électronique est aujourd'hui encadré par plusieurs normes qui traitent chacune un ou plusieurs aspects de la question : la norme internationale ISO 15489 propose des principes directeurs, des procédures et une démarche pour maîtrise de l'archivage ; le modèle européen MoReq2 détaille les spécifications fonctionnelles d'un système d'archivage électronique (Electronic Records Management System) ; la norme française NF 42-013 définit le cadre et les procédures de conservation des documents numériques natifs ou numérisés ; la norme OAIS définit un modèle d'information et un modèle fonctionnel pour la pérennisation de l'information numérique.

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VERSIONS

Il existe d'autres versions de cet article :

Version courante de mai 2015 par Marie-Anne CHABIN

DOI (Digital Object Identifier)

https://doi.org/10.51257/a-v1-h7276

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Quatre principales normes pour l'archivage électronique

6. Coûts de l'archivage électronique

Certes, l'archivage a un coût pour l'entreprise et on entend souvent dire que l'archivage électronique est onéreux. Mais le « non-archivage », avec ses conséquences juridiques et organisationnelles a également un coût.

Le coût de l'archivage recouvre plusieurs composantes et ne peut être apprécié comme un tout. Il convient de distinguer les coûts techniques, les coûts humains et le risque financier encouru par un défaut d'archivage.

Les coûts techniques de l'archivage électronique comprennent :
- l'acquisition et l'enregistrement des objets de données dans le système d'archivage ;
- les dispositifs de sécurité (signature, horodatage...) ;
- les supports de stockage, supports initiaux et supports de remplacement lors des migrations ; ce poste de coût, sans être négligeable, bénéficie théoriquement de la baisse générale des coûts des supports de stockage, couplée à la croissance exponentielle des capacités de stockage ; toutefois, cette baisse peut être « compensée » par l'accroissement encore plus phénoménal du volume des données archivées... ;
- les opérations de migrations technologiques, qui sont d'autant plus coûteuses si, faute d'anticipation dans l'identification des fichiers, elles ne peuvent être automatisées ; ces opérations incluent les tests de contrôle de la qualité des migrations ;
- les outils de gestion des opérations d'archivage et de maintenance (et la maintenance même de ces outils...).
Il faut y ajouter les aspects sécurité qui sont globalement les mêmes que ceux du système d'information dans son ensemble, le système d'archivage se présentant comme un sous-ensemble du système d'information.

L'audit du système d'archivage électronique en vue d'une certification a également un coût.

Les coûts humains liés à l'archivage électronique sont :
- l'identification et/ou l'élaboration de référentiels et de procédures pour l'identification des documents et objets de données à archiver et la définition de leur durée de conservation, ainsi que la maintenance de ces documents de référence face à l'évolution juridique et organisationnelle de l'entreprise ;
- la définition des métadonnées...