Environnement réglementaire et besoins métiers

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Auteur(s)

Marie-Anne Chabin : Expert en stratégie et méthodologie d'archivage - Présidente du cabinet Archive 97 - Professeur associé au Conservatoire national des arts et métiers CNAM

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INTRODUCTION

Une partie des documents et des données qui sont produits au quotidien dans les entreprises doit être archivée pour être conservée pendant quelques années ou quelques décennies, afin de se conformer aux contraintes réglementaires ou pour constituer une documentation interne pour les équipes. C'était vrai dans l'environnement papier et c'est encore plus vrai dans l'environnement électronique. En effet, si les papiers savent plus ou moins se conserver tous seuls, les fichiers électroniques livrés à eux-mêmes sont rapidement inexploitables et illisibles. L'archivage électronique doit répondre aux problèmes posés par l'obsolescence des supports et des formats de codage, ainsi qu'à la nécessité d'identifier et de décrire les documents et les données numériques.

Pour l'entreprise, il s'agit d'anticiper le risque de non-disponibilité des données en cas de problème juridique ou technique, et de le faire au meilleur coût.

L'archivage électronique est aujourd'hui encadré par plusieurs normes qui traitent chacune un ou plusieurs aspects de la question : la norme internationale ISO 15489 propose des principes directeurs, des procédures et une démarche pour maîtrise de l'archivage ; le modèle européen MoReq2 détaille les spécifications fonctionnelles d'un système d'archivage électronique (Electronic Records Management System) ; la norme française NF 42-013 définit le cadre et les procédures de conservation des documents numériques natifs ou numérisés ; la norme OAIS définit un modèle d'information et un modèle fonctionnel pour la pérennisation de l'information numérique.

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VERSIONS

Il existe d'autres versions de cet article :

Version courante de mai 2015 par Marie-Anne CHABIN

DOI (Digital Object Identifier)

https://doi.org/10.51257/a-v1-h7276

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Réponses techniques

3. Environnement réglementaire et besoins métiers

Pour l'archivage électronique de documents natifs (l'archivage au sens fort du terme), le point de départ législatif est la loi n^o 2000-230 du 13 mars 2000 portant adaptation du droit de la preuve aux technologies de l'information et relative à la signature électronique, loi qui transpose dans l'hexagone la directive du 13 décembre 1999 du Parlement européen sur un cadre communautaire pour les signatures électroniques.

Cette loi modifie en profondeur le code civil français dont l'article 1316-1 est devenu « L"écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l"écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu"il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l'intégrité ».

Un an plus tard est mis en place le dispositif de certificats électroniques lié à l'exercice et au contrôle de la signature électronique (décret n^o 2001-272 du 30 mars 2001). Le certificat électronique est joint à la signature et en garantit l'origine ; il est fourni par un tiers « prestataire de services de certification électronique » accrédité. Il établit le lien entre l'identité du signataire et la clé publique qu'il utilise.

Depuis, la réglementation française s'enrichit régulièrement de nouveaux textes qui précisent pour tel ou tel domaine ou action les conditions d'admissibilité en preuve d'écrits électroniques archivés et conservés électroniquement.

Les principaux textes sont les suivants.

Le nouveau code des marchés publics (voir décret n^o 2002-692 du 30 avril 2002 relatif à la dématérialisation des procédures de passation des marchés publics) prévoit que, depuis 2005, les collectivités et services publics doivent être équipés pour diffuser leurs appels d'offre sous forme électronique et pour recevoir les offres des fournisseurs sous forme numérique. Sont concernés tant les documents transmis aux prestataires (règlement de consultation, cahier des charges, documents complémentaires) que les réponses (dossiers de candidature et offres).
Depuis juillet 2003, les factures peuvent être émises et conservées sous forme électronique, grâce à l'usage d'un certificat électronique non qualifié (moins lourd techniquement et administrativement...

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