Réponses techniques

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Auteur(s)

Marie-Anne Chabin : Expert en stratégie et méthodologie d'archivage - Présidente du cabinet Archive 97 - Professeur associé au Conservatoire national des arts et métiers CNAM

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INTRODUCTION

Une partie des documents et des données qui sont produits au quotidien dans les entreprises doit être archivée pour être conservée pendant quelques années ou quelques décennies, afin de se conformer aux contraintes réglementaires ou pour constituer une documentation interne pour les équipes. C'était vrai dans l'environnement papier et c'est encore plus vrai dans l'environnement électronique. En effet, si les papiers savent plus ou moins se conserver tous seuls, les fichiers électroniques livrés à eux-mêmes sont rapidement inexploitables et illisibles. L'archivage électronique doit répondre aux problèmes posés par l'obsolescence des supports et des formats de codage, ainsi qu'à la nécessité d'identifier et de décrire les documents et les données numériques.

Pour l'entreprise, il s'agit d'anticiper le risque de non-disponibilité des données en cas de problème juridique ou technique, et de le faire au meilleur coût.

L'archivage électronique est aujourd'hui encadré par plusieurs normes qui traitent chacune un ou plusieurs aspects de la question : la norme internationale ISO 15489 propose des principes directeurs, des procédures et une démarche pour maîtrise de l'archivage ; le modèle européen MoReq2 détaille les spécifications fonctionnelles d'un système d'archivage électronique (Electronic Records Management System) ; la norme française NF 42-013 définit le cadre et les procédures de conservation des documents numériques natifs ou numérisés ; la norme OAIS définit un modèle d'information et un modèle fonctionnel pour la pérennisation de l'information numérique.

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VERSIONS

Il existe d'autres versions de cet article :

Version courante de mai 2015 par Marie-Anne CHABIN

DOI (Digital Object Identifier)

https://doi.org/10.51257/a-v1-h7276

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Aspects organisationnels et acteurs de l'archivage électronique

4. Réponses techniques

La conservation des supports d'archives a pour but la conservation des informations qui y sont enregistrées dans une optique de restitution à l'identique à l'utilisateur à une date ultérieure plus ou moins éloignée. Dans l'environnement électronique, le support physique existe toujours (disque, bande...) mais la conservation du support d'archives est passée d'un problème de stockage dans des conditions physiques appropriées à une problématique de maintenance d'une chaîne matérielle et logicielle potentiellement complexe.

Sont donc concernés : les systèmes de codage et d'organisation de l'information (contenu propre, métadonnées), les supports de stockage et les outils de gestion et de restitution des données archivées (sécurité, pilotage des migrations, accès). Différents scénarios sont possibles qui doivent être arbitrés en fonction du rapport qualité/coût, le terme qualité englobant ici la satisfaction des exigences légales et les besoins de disponibilité des données dans l'entreprise.

En ce qui concerne les formats de codage, la question se pose autant en termes de versions successives des produits qu'en termes d'éditeur et de propriété des formats. Le caractère propriétaire des logiciels de codage et les risques de disparition des éditeurs font planer une ombre certaine sur la pérennité des archives dépendantes d'un logiciel non maîtrisé.

Le recours à des formats de codage, d'échange ou de présentation des données qui sont soit des normes validées par les instances internationales (ASCII, JPEG, HTML, XML, etc.), soit des standards de fait en raison de leur ouverture (PDF, DXF) est donc un minimum.

Les deux formats les plus souvent cités pour l'archivage sont XML et PDF.

Le format PDF (Portable Document Format ) est initialement un format propriétaire mais qui a su s'imposer, la publication des sources ayant gagné la confiance des utilisateurs. Une déclinaison du format pour l'archivage a été lancée il y a quelques années et le format PDF/A (A pour Archive) a été validé en 2005 par l'ISO avec la norme ISO 19005-1. Le PDF/A est basé sur la version PDF 1.4 qui, entre autres, exclut les objets dynamiques, interdit le recours au chiffrement des objets archivés et impose l'utilisation de métadonnées. Il existe deux niveaux de formats PDAF/A : PDF/A – 1a, complet, et PDF/A – 1b restreint et plus léger. ISO 19005-1 précise également...

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