Bibliographie & annexes
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RÉSUMÉ
Beaucoup d'organisations proposent de nombreux documents. Cette production mobilise beaucoup de ressources, tout au long du cycle de vie des produits ou des projets. Les outils de production sont les suites bureautiques traditionnelles et la méthodologie, le copier-coller, les échanges par mail et le stockage sur un disque partagé ou dans un outil de gestion documentaire. Malgré le peu d'efficacité, la recherche d'alternatives reste rare. La rédaction structurée propose des outils proches des outils de CAO ou des PLM. Dans les deux cas, les livrables sont des assemblages, utilisant des composants standards ou spécifiques. Ces livrables peuvent être gérés via des règles de configuration.
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Florimond ALEMPS : Responsable de projets industriels - Société NeoDoc, Venelles, France
INTRODUCTION
Le poids économique de la documentation
De nombreuses entreprises investissent pour réduire leurs coûts de production.
La documentation fait partie du produit (selon la directive Machines (2006/42/CE) et pourtant, elle ne bénéficie pas de la même attention – notamment en France. Produire la documentation mobilise d’importantes ressources (humaines). Toute montée en charge est directement dépendante du recrutement et de la formation.
Une grande majorité des employé.e.s dispose de licence d’une suite bureautique. Au niveau mondial, ce marché pèse 25 milliards USD en 2021 (selon une étude Statistica). Ces outils font tellement partie du paysage que leur utilisation n’est que très peu discutée. Peu d’organisations ont une idée précise des coûts consacrés à cette activité.
Ce simple calcul permet de se rendre compte du budget mobilisé pour cette réalisation : temps consacré à cette activité par employé × nombre d’employés × nombre de jours travaillés × taux horaire.
Le budget d’une équipe de 3 personnes produisant des documents 4 h/jour à 50 €/h est de 130 200 €/an.
Outre le coût financier, cet effort – pas toujours passionnant – pénalise le développement d’autres activités dans ce domaine (publication web...) ou dans d’autres (développement de Services Après-Vente, formation...).
La documentation, le côté obscur du produit
La documentation est obligatoire pour mettre en service ou exporter des équipements. C’est parfois un jalon de paiement. La dématérialisation a permis de réduire les temps d’échanges de supports physiques. Néanmoins, constituer la documentation reste une source de stress pour les organisations, avec de forts enjeux financiers : refuser un paiement en invoquant l’insuffisance de la documentation est très facile. Réaliser un test de performance sur un appareil nécessite bien plus de moyens.
La rédaction structurée regroupe des méthodes de rédaction (le minimalisme), des technologies (XML) et des outils pour produire plus rapidement et de manière plus fiable toutes sortes de documents (notices, contrats, manuels…).
Alors que la majorité de la documentation est produite avec des outils bureautiques, de CAO ou de PAO, le principal format d’usage reste le pdf – notamment parce qu’il est difficilement éditable.
Cette finalité implique donc des changements de formats de la documentation durant son cycle de vie avant une mise à disposition de l’information :
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les fichiers PDF sont diffusés pour le téléchargement sur un site web ou à disposition dans des outils de gestion électronique de documents (GED) ;
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les fichiers html sont publiés sur un site web ou une tablette.
Cet article explique les mécanismes existants pour adresser efficacement ces usages.
Ces mécanismes sont :
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la séparation du fond de la forme ;
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la publication ;
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le profilage et le filtrage ;
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la modularisation.
Ces mécanismes seront décrits avant d’être utilisés dans un cas pratique.
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MOTS-CLÉS
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Rédaction et collecte d'information
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8. Gestionnaire de contenus
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Un environnement de travail particulier est nécessaire pour assurer la cohérence des assemblages.
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Les automatismes ne peuvent traiter les informations que si tous les éléments sont atteignables via des références immuables.
: CCMS signifie Component Content Management System
L’entreprise a besoin de mémoire pour survivre : il faut se rappeler de ses obligations pour ne pas être en défaut (contrats, garanties, compositions chimiques, structures produit…). Des armoires (numériques) de fichiers conservent ce qui a été fait, dans un contexte particulier. Ces informations ont vocation à être mises à jour « à la marge » tout au long du cycle de vie du projet ou du produit. Ce sont des livrables et non des matières premières pour les futurs projets ou produits. Il est particulièrement difficile de retrouver comment ce résultat a été produit.
Les outils de Gestion électronique de Documents ont vocation à stocker des fichiers et éventuellement à les réutiliser. Ils n’ont aucun rôle dans la création de contenus adaptés à un nouveau contexte. Le classement des fichiers est plus ou moins fortement hiérarchisé (dossiers).
Un CCMS doit d’abord permettre la réutilisation de contenus. Chaque contenu a une référence qui doit être immuable pour garantir l’intégrité des assemblages. Si elle existait, une hiérarchie de dossiers devrait donc rester figée. Ce serait donc inutile : les contenus sont donc tous au même endroit, sans hiérarchie. Moteurs de recherche, filtres et classifications permettent de les retrouver facilement.
Ces outils permettent l’historisation des différentes versions des contenus et garantissent leur traçabilité (horodatage, auteur, modifications apportées) : comme une GED est un coffre-fort de fichiers, un CCMS est un coffre-fort de contenus. La gestion des données est intégrée, sans nécessité de maintenir un historique des révisions dans un fichier à part, ni des échanges par mail pour intégrer des mises à jour.
Si le format des données est ouvert, l’outil de stockage peut déléguer la publication et l’édition. L’intégration du process de publication au CCMS permet notamment d’automatiser les transformations définies. Une publication est donc exécutée...
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BIBLIOGRAPHIE
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(1) - CASEY (J.) - What If We Had Written the ISO/IEC/IEEE 26531 Component Content Management Systems (CCMS) Standard in a DITA CCMS? – - Heretto (2016) https://heretto. com/what-if-we-had-written-the-isoiecieee-26531-component-content-management-systems-ccms-standard-in-a-dita-ccms/]
-
(2) - SCHUBERT (S.), DURUSAU (P.) - Information technology — - OASIS Open Document Format for Office Applications (OpenDocument) – OASIS open (2021) [https://www.oasis-open. org/committees/tc_home.php?wg_abbrev= office].
-
(3) - CAROLL (J.) - The Nurnberg Funnel – Designing Minimalist Instruction for Practical Computer Skill – - Digital communication (1991).
-
(4) - Docbook - DocBook Technical Committee Document Repository [ - http://docbook.org/ns/docbookhttps://www.oasis-ope.org/docbook.
-
(5) - DocBook XSL: the complete guide - Bob Stayton, Sagehill Enterprises. ( - http://www. sagehill.net/book-description.html). http://www.sagehill.net/book-description.html.
DANS NOS BASES DOCUMENTAIRES
NORMES
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Ingénierie des systèmes et du logiciel – Gestion de contenu relatif a la documentation du cycle de vie du produit, de l’utilisateur, et de la gestion de service. - ISO 26531 - 2015
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