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RÉSUMÉ
Beaucoup d'organisations proposent de nombreux documents. Cette production mobilise beaucoup de ressources, tout au long du cycle de vie des produits ou des projets. Les outils de production sont les suites bureautiques traditionnelles et la méthodologie, le copier-coller, les échanges par mail et le stockage sur un disque partagé ou dans un outil de gestion documentaire. Malgré le peu d'efficacité, la recherche d'alternatives reste rare. La rédaction structurée propose des outils proches des outils de CAO ou des PLM. Dans les deux cas, les livrables sont des assemblages, utilisant des composants standards ou spécifiques. Ces livrables peuvent être gérés via des règles de configuration.
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Florimond ALEMPS : Responsable de projets industriels - Société NeoDoc, Venelles, France
INTRODUCTION
Le poids économique de la documentation
De nombreuses entreprises investissent pour réduire leurs coûts de production.
La documentation fait partie du produit (selon la directive Machines (2006/42/CE) et pourtant, elle ne bénéficie pas de la même attention – notamment en France. Produire la documentation mobilise d’importantes ressources (humaines). Toute montée en charge est directement dépendante du recrutement et de la formation.
Une grande majorité des employé.e.s dispose de licence d’une suite bureautique. Au niveau mondial, ce marché pèse 25 milliards USD en 2021 (selon une étude Statistica). Ces outils font tellement partie du paysage que leur utilisation n’est que très peu discutée. Peu d’organisations ont une idée précise des coûts consacrés à cette activité.
Ce simple calcul permet de se rendre compte du budget mobilisé pour cette réalisation : temps consacré à cette activité par employé × nombre d’employés × nombre de jours travaillés × taux horaire.
Le budget d’une équipe de 3 personnes produisant des documents 4 h/jour à 50 €/h est de 130 200 €/an.
Outre le coût financier, cet effort – pas toujours passionnant – pénalise le développement d’autres activités dans ce domaine (publication web...) ou dans d’autres (développement de Services Après-Vente, formation...).
La documentation, le côté obscur du produit
La documentation est obligatoire pour mettre en service ou exporter des équipements. C’est parfois un jalon de paiement. La dématérialisation a permis de réduire les temps d’échanges de supports physiques. Néanmoins, constituer la documentation reste une source de stress pour les organisations, avec de forts enjeux financiers : refuser un paiement en invoquant l’insuffisance de la documentation est très facile. Réaliser un test de performance sur un appareil nécessite bien plus de moyens.
La rédaction structurée regroupe des méthodes de rédaction (le minimalisme), des technologies (XML) et des outils pour produire plus rapidement et de manière plus fiable toutes sortes de documents (notices, contrats, manuels…).
Alors que la majorité de la documentation est produite avec des outils bureautiques, de CAO ou de PAO, le principal format d’usage reste le pdf – notamment parce qu’il est difficilement éditable.
Cette finalité implique donc des changements de formats de la documentation durant son cycle de vie avant une mise à disposition de l’information :
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les fichiers PDF sont diffusés pour le téléchargement sur un site web ou à disposition dans des outils de gestion électronique de documents (GED) ;
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les fichiers html sont publiés sur un site web ou une tablette.
Cet article explique les mécanismes existants pour adresser efficacement ces usages.
Ces mécanismes sont :
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la séparation du fond de la forme ;
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la publication ;
-
le profilage et le filtrage ;
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la modularisation.
Ces mécanismes seront décrits avant d’être utilisés dans un cas pratique.
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2. Fond et forme
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Les outils bureautiques sont pratiques pour produire des documents particuliers avec une durée de vie courte.
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La production industrielle doit respecter une charte graphique et permettre la collaboration.
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Des outils spécifiques permettent aux contributeurs d’être efficaces sur leurs tâches.
Le papier carbone, le duplicateur à alcool ou la photocopieuse permettaient de copier de l’information avec sa mise en forme initiale.
La bureautique a reconduit ce principe de fond mis en forme : il est difficile d’envisager une autre façon de faire. Dans beaucoup de cas, le texte simple (le fond) est suffisant. Ce format est portable (lisible partout) et nécessite très peu de mémoire. Il est donc moins énergivore. Malgré cela, personne ne produit de document avec un simple éditeur de texte – même les textos sont illustrés.
Un fichier texte vide pèse 132 octets alors qu’un fichier .docx vide pèse 4 140 octets (figure 2).
L’humain est très sensible à la forme : produire du fond sans une forme suffisamment attractive serait contre-productif en termes de transmission de l’information. Dans le contexte professionnel, une organisation ne peut pas faire l’économie du fond (connaissances techniques, mentions légales…). Il faut donc consacrer le juste effort à la production du fond et à sa mise en forme (figures 3 et 4).
Au début des années 2000, les éditeurs de pages web ont démocratisé la création des pages web : sans connaissance particulière en code (HTML), le rédacteur écrit la page comme un internaute la voit dans un navigateur :
un fond, une forme
What You See Is What You Get
Les technologies ont beaucoup évolué depuis, notamment dans le monde du web, et le paradigme s’est inversé. Les pages s’adaptent aux supports de diffusion (PC, tablette, smartphone) et à la charte graphique via les feuilles de style (CSS). La mise en forme est redevenue le domaine réservé des graphistes et des développeurs (code). Les opérationnels fournissent le contenu : les champs d’action sont bien séparés.
Cette séparation des activités est identique pour les documents marketing et...
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BIBLIOGRAPHIE
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(1) - CASEY (J.) - What If We Had Written the ISO/IEC/IEEE 26531 Component Content Management Systems (CCMS) Standard in a DITA CCMS? – - Heretto (2016) https://heretto. com/what-if-we-had-written-the-isoiecieee-26531-component-content-management-systems-ccms-standard-in-a-dita-ccms/]
-
(2) - SCHUBERT (S.), DURUSAU (P.) - Information technology — - OASIS Open Document Format for Office Applications (OpenDocument) – OASIS open (2021) [https://www.oasis-open. org/committees/tc_home.php?wg_abbrev= office].
-
(3) - CAROLL (J.) - The Nurnberg Funnel – Designing Minimalist Instruction for Practical Computer Skill – - Digital communication (1991).
-
(4) - Docbook - DocBook Technical Committee Document Repository [ - http://docbook.org/ns/docbookhttps://www.oasis-ope.org/docbook.
-
(5) - DocBook XSL: the complete guide - Bob Stayton, Sagehill Enterprises. ( - http://www. sagehill.net/book-description.html). http://www.sagehill.net/book-description.html.
DANS NOS BASES DOCUMENTAIRES
NORMES
-
Ingénierie des systèmes et du logiciel – Gestion de contenu relatif a la documentation du cycle de vie du produit, de l’utilisateur, et de la gestion de service. - ISO 26531 - 2015
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