Bibliographie & annexes
Présentation
En anglais
RÉSUMÉ
Beaucoup d'organisations proposent de nombreux documents. Cette production mobilise beaucoup de ressources, tout au long du cycle de vie des produits ou des projets. Les outils de production sont les suites bureautiques traditionnelles et la méthodologie, le copier-coller, les échanges par mail et le stockage sur un disque partagé ou dans un outil de gestion documentaire. Malgré le peu d'efficacité, la recherche d'alternatives reste rare. La rédaction structurée propose des outils proches des outils de CAO ou des PLM. Dans les deux cas, les livrables sont des assemblages, utilisant des composants standards ou spécifiques. Ces livrables peuvent être gérés via des règles de configuration.
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Many organisations propose a lot of documents. This production consumes many resources, all along the lifecycle of products or projects. Editing tools are traditional office suites and the methodology is based on copy-paste, exchanges by e-mail and storage on shared drive or document management tool. Despite the low efficiency, searching for alternatives remains unusual. Structured writing offers tools close to CAD or PLM. In both cases, deliverables are assemblies, based on standards or specific components. Those deliverables can also be managed through rules of configuration.
Auteur(s)
-
Florimond ALEMPS : Responsable de projets industriels - Société NeoDoc, Venelles, France
INTRODUCTION
Le poids économique de la documentation
De nombreuses entreprises investissent pour réduire leurs coûts de production.
La documentation fait partie du produit (selon la directive Machines (2006/42/CE) et pourtant, elle ne bénéficie pas de la même attention – notamment en France. Produire la documentation mobilise d’importantes ressources (humaines). Toute montée en charge est directement dépendante du recrutement et de la formation.
Une grande majorité des employé.e.s dispose de licence d’une suite bureautique. Au niveau mondial, ce marché pèse 25 milliards USD en 2021 (selon une étude Statistica). Ces outils font tellement partie du paysage que leur utilisation n’est que très peu discutée. Peu d’organisations ont une idée précise des coûts consacrés à cette activité.
Ce simple calcul permet de se rendre compte du budget mobilisé pour cette réalisation : temps consacré à cette activité par employé × nombre d’employés × nombre de jours travaillés × taux horaire.
Le budget d’une équipe de 3 personnes produisant des documents 4 h/jour à 50 €/h est de 130 200 €/an.
Outre le coût financier, cet effort – pas toujours passionnant – pénalise le développement d’autres activités dans ce domaine (publication web...) ou dans d’autres (développement de Services Après-Vente, formation...).
La documentation, le côté obscur du produit
La documentation est obligatoire pour mettre en service ou exporter des équipements. C’est parfois un jalon de paiement. La dématérialisation a permis de réduire les temps d’échanges de supports physiques. Néanmoins, constituer la documentation reste une source de stress pour les organisations, avec de forts enjeux financiers : refuser un paiement en invoquant l’insuffisance de la documentation est très facile. Réaliser un test de performance sur un appareil nécessite bien plus de moyens.
La rédaction structurée regroupe des méthodes de rédaction (le minimalisme), des technologies (XML) et des outils pour produire plus rapidement et de manière plus fiable toutes sortes de documents (notices, contrats, manuels…).
Alors que la majorité de la documentation est produite avec des outils bureautiques, de CAO ou de PAO, le principal format d’usage reste le pdf – notamment parce qu’il est difficilement éditable.
Cette finalité implique donc des changements de formats de la documentation durant son cycle de vie avant une mise à disposition de l’information :
-
les fichiers PDF sont diffusés pour le téléchargement sur un site web ou à disposition dans des outils de gestion électronique de documents (GED) ;
-
les fichiers html sont publiés sur un site web ou une tablette.
Cet article explique les mécanismes existants pour adresser efficacement ces usages.
Ces mécanismes sont :
-
la séparation du fond de la forme ;
-
la publication ;
-
le profilage et le filtrage ;
-
la modularisation.
Ces mécanismes seront décrits avant d’être utilisés dans un cas pratique.
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MOTS-CLÉS
KEYWORDS
documentation | Product | data | configuration | word processing
DOI (Digital Object Identifier)
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Présentation
Modularité et réutilisation
En anglais
6. Profilage et filtrage
-
Profiler consiste à associer des informations à des usages.
-
Filtrer consiste à choisir les informations à ne pas publier.
-
Profiler et filtrer reviennent à gérer la documentation en configuration.
6.1 Principe
La publication est un process automatisé qui manipule des informations pour les mettre en forme. L’une de ces manipulations consiste à ne pas publier certaines informations.
Le résultat de la publication est donc fortement lié aux personnes qui utiliseront la documentation : cette audience peut être interne ou externe à l’organisation ou avoir des niveaux restreints d’accès l’information.
Quel est l’intérêt de ne pas publier des informations ?
-
La propriété intellectuelle est la pierre angulaire de l’Entreprise : elle n’a pas intérêt à tout diffuser à tout le monde. Il est important d’identifier les informations à ne pas diffuser et d’avoir un moyen simple et robuste d’adapter le document à l’audience visée.
-
Inversement, il est souvent nécessaire de transmettre des informations quasiment similaires à différents interlocuteurs.
L’objectif peut être de masquer seulement quelques informations à certains interlocuteurs – et de ne pas les noyer sous une masse d’informations inutiles.
En cas de traduction, cela induit des coûts supplémentaires.
Gérer ces versions séparément est coûteux (copier-coller) du fait de l’explosion combinatoire… et risqué. Il y a forcément un moment où une information est adressée à la « mauvaise personne »
Les publications doivent donc être paramétrables pour filtrer des informations selon différents critères. Les contenus sont donc profilés (associés à des critères) pour permettre le filtrage. Puisque des contenus potentiellement incompatibles ne sont filtrés qu’à la publication, la lecture « traditionnelle » du contenu global paraît incohérente.
Pourquoi est-il difficile de filtrer des documents bureautiques ?
Un document bureautique est globalement une suite de paragraphes alors qu’un document de rédaction structurée est arborescent.
-
Si 10 paragraphes...
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BIBLIOGRAPHIE
-
(1) - CASEY (J.) - What If We Had Written the ISO/IEC/IEEE 26531 Component Content Management Systems (CCMS) Standard in a DITA CCMS? – - Heretto (2016) https://heretto. com/what-if-we-had-written-the-isoiecieee-26531-component-content-management-systems-ccms-standard-in-a-dita-ccms/]
-
(2) - SCHUBERT (S.), DURUSAU (P.) - Information technology — - OASIS Open Document Format for Office Applications (OpenDocument) – OASIS open (2021) [https://www.oasis-open. org/committees/tc_home.php?wg_abbrev= office].
-
(3) - CAROLL (J.) - The Nurnberg Funnel – Designing Minimalist Instruction for Practical Computer Skill – - Digital communication (1991).
-
(4) - Docbook - DocBook Technical Committee Document Repository [ - http://docbook.org/ns/docbookhttps://www.oasis-ope.org/docbook.
-
(5) - DocBook XSL: the complete guide - Bob Stayton, Sagehill Enterprises. ( - http://www. sagehill.net/book-description.html). http://www.sagehill.net/book-description.html.
DANS NOS BASES DOCUMENTAIRES
NORMES
-
Ingénierie des systèmes et du logiciel – Gestion de contenu relatif a la documentation du cycle de vie du produit, de l’utilisateur, et de la gestion de service. - ISO 26531 - 2015
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