Bibliographie & annexes
Présentation
RÉSUMÉ
La famille des normes ISO 30300 constitue une opportunité pour aborder la question de la gouvernance de la gestion documentaire dans le cadre des normes de système de management (NSM). Elle positionne le rôle de l'ISO 15489, dite du records management, en apportant et en formalisant un cadre méthodologique destiné aux directions des organismes afin de leur permettre de définir leur stratégie. Cet article aborde la conception de ces normes et l'interopérabilité des normes de système de management. Le système de management intégré (SMI) permet de réunir tous les acteurs dans un objectif commun de minimisation des risques.
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The ISO 30300 family of standards represents an opportunity to address the issue of governance of document management within the management system standards (MSS). It positions the role of the so-called ISO 15489 records management and providing a methodological framework for formalizing the directions of organizations to enable them to define their strategy. This article discusses this series of standards as well as its major role in interoperability standards management system. Integrated management system (IMS) actually brings players into a common objective of minimizing risks.
Auteur(s)
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Michel COTTIN : Records manager - Président du Comité ISO/TC46/SC11/CN11 Archives – Gestion des documents d'activité - Orange Labs
-
Gérard DUPOIRIER : Consultant DN et P
-
Marie-Françoise NESME : Consultante associée Temperens
INTRODUCTION
Le records management est une discipline de gestion archivistique dont les modalités de mise en œuvre ont fait l'objet, en 2001, de la norme ISO 15489. Celle-ci constitue un guide pour l‘organisation et la gestion de l'information et des documents produits ou reçus par tout organisme public ou privé, dans l'exercice de ses activités, en fonction de ses missions et de ses objectifs.
En une dizaine d'années, cette norme est devenue pour les professionnels de l'information-documentation un outil exceptionnel de conception, de modélisation, de mise en œuvre et de pilotage de la gestion des informations et des documents quels que soient leur forme et leur support.
Dans le contexte actuel du développement excessivement rapide et mondialisé de l'économie numérique et conséquemment de la dématérialisation des supports d'information, les normes ISO 30300 ont pour objet de définir un cadre général de bonne gouvernance. Elles trouvent leur place parmi des normes de système de management au même titre que celles liées au management de la qualité, au management de l'environnement ou encore à celui du risque. Elles complètent la norme ISO 15489 en apportant au plus haut niveau des organisations les éléments nécessaires et suffisants pour la formalisation d'une politique documentaire comme composante de leur stratégie.
Au même titre que toutes les normes de système de management, ISO 30300 aborde le management par la description des processus relatifs au cycle de vie des documents dans une perspective de qualité et donc d'amélioration permanente des performances du système.
En 2012, l'expression « records management » a été traduite. L'intitulé retenu des normes de la famille ISO 30300, par la communauté francophone est « Système de management des documents d'activité ».
Le présent article s'est donné comme objectifs tout d'abord de rappeler l'historique du records management et de commenter les nouveaux besoins en matière de gestion des documents d'activité. Il présente ensuite la complémentarité des normes ISO 30300 pour les aspects de stratégie et de bonne gouvernance des organisations et de la norme ISO 15489 pour les aspects opératoires de mise en œuvre. L'article souligne le rôle majeur que l'ISO 30300 entend jouer en matière d'interopérabilité des normes de système de management dès lors que plusieurs d'entre elles sont mises en œuvre dans les organisations. Enfin, il prend l'initiative d'introduire des éléments méthodologiques d'application de la norme et commente sa mise en œuvre à l'ESAGED, Escola Superior d'Arxivistica I Gestion de Documents de Barcelone qui a été en 2013 la première organisation à être certifiée ISO 30300 en Europe.
L'expertise technique et scientifique de référence
MOTS-CLÉS
gestion documentaire norme ISO 30300 gestion des enregistrements gestion des documents d'activité
KEYWORDS
document management | ISO 30300 norm | rrecords management | records management
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Présentation
Nouveaux besoins en gestion des documents d'activité1. Historique du records management
1.1 Étape technique
Le records management est un concept anglo-saxon qui est apparu en France avec la publication, en 2001, de la norme ISO 15489.
Cette norme s'adresse aux décideurs et à l'encadrement. Elle définit les règles de la gestion documentaire : qui fait quoi pour gérer quelles informations et quels documents. Elle introduit le terme de records qu'elle définit ainsi : « documents créés, reçus et préservés à titre de preuve et d'information par une personne physique ou morale dans l'exercice de ses obligations légales ou de la conduite de son activité ».
La norme ISO 15489 dite du records management s'adresse également à chaque collaborateur d'une organisation et en particulier aux responsables qualité, « managers » des risques et aux responsables des activités. Elle permet de mettre en œuvre un contrôle efficace et systématique des records tout au long de leur cycle de vie, depuis leur création jusqu'à leur sort final.
Dès 2001, les professionnels de l'information et de la documentation se sont approprié cette norme. Très tôt impliqués dans sa rédaction, ils ont engagé des opérations de sensibilisation dans leurs organisations. Quelques années plus tard, suite à des colloques et des conférences, les directions des organisations ont commencé à s'intéresser à cette norme ; en particulier celles d'entre elles qui disposaient déjà d'une entité dédiée à la gouvernance de l'information et qui avaient déjà nommé des collaborateurs comme «managers de l'information », responsables des archives, directeurs du patrimoine documentaire, etc.
Plus généralement, le contexte concurrentiel, économique, juridique et social a aussi alerté les directions des organisations sur la nécessité de se protéger et d'avoir des systèmes de gouvernance conformes aux réglementations en vigueur.
Aujourd'hui, et d'un point de vue factuel, il est intéressant de noter que lorsque des organisations rédigent des cahiers des charges pour des projets de records management, d'archivage ou de gestion électronique de documents, la norme ISO 15489 est mentionnée comme étant une exigence pour la future application.
De fait, les organisations qui ont fait le lien entre le records management et la démarche qualité ont largement progressé. La rencontre des qualiticiens et des « Records Managers »...
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Historique du records management
BIBLIOGRAPHIE
-
(1) - MALECOT (D.) - * - Locarchives réussit la fusion des archives papier et numériques, Les échos, oct. 2013 http://www.lesechos.fr/economie-politique/regions/idf/0203095873078-locarchives- reussit-la-fusion-des-archives-papier-et- numeriques-624256.php
-
(2) - ISO - * - Normes de systèmes de management http://www.iso.org/iso/fr/home/standards/management-standards.htm
-
(3) - ISO 30300-30301 - Métadonnées pour les documents d'activité. - Principes directeurs, vue conceptuelle et modalités. AFNOR (2013) http://www.bivi.fonctions-documentaires. afnor.org/livres-blancs/livre-blanc-n-4- iso-30300-30301-metadonnees-pour-les- documents-d-activite.-principes-directeurs-vue-conceptuelle-et-modalités
-
(4) - ISO ISO/TC 46/SC 11 - Archives/Gestion des documents d'activité. - http://www.iso.org/iso/fr/home/standards_development/list_of_iso_technical_committees/iso_technical_committee_participation.htm?commid=48856
-
(5) - ESAGED - * - Presentació a París de l'experiència de certificació en ISO 30301 de l'ESAGED,...
DANS NOS BASES DOCUMENTAIRES
NORMES
-
Système de management de la qualité - ISO 9000 - 2005
-
Records management - ISO 15489 - 2001
-
Information et documentation – Systèmes de gestion des documents d'activité – Principes essentiels et vocabulaire - ISO 30300 - 2011
-
Information et documentation – Systèmes de gestion des documents d'activité – Exigences - ISO 30301 - 2011
-
Information et document – Système de management des documents d'activité – Guide de mise en œuvre - ISO 30302 - 2011
-
Information et document – Système de management des documents d'activité – Guide pour l'évaluation - ISO 30304 - 2011
-
Information et documentation – Processus de gestion des enregistrements – Métadonnées pour les enregistrements – Partie 1 : Principes - ISO 23081-1 - 2006
-
...
ANNEXES
1.1 Organismes – Fédérations – Associations
Association française de normalisation, Afnor http://www.afnor.org
Association des archivistes français, AAF http://www.archivistes.org
Association des professionnels de l'information et de la documentation, ADBS http://www.adbs.fr
Association de la valorisation des contenus numériques, APROGED
Institut Luxembourgeois de la normalisation, de l'accréditation et de la sécurité et qualité des produits et services, ILNAS http://www.ilnas.public.lu
Conseil canadien des normes, CCN https://www.scc.ca
HAUT DE PAGE1.2 Laboratoires – Bureaux d'études – Écoles – Centres de recherche
Escola Superior d'Arxivistica I Gestion de Documents http://www.esaged.com/
International Global Certification http://www.iglobalcert.com/
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