Article de référence | Réf : AG4850 v1

Formulaires d’enregistrement
Documentation de la fonction maintenance

Auteur(s) : Bernard MECHIN

Date de publication : 10 janv. 2004

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RÉSUMÉ

La documentation est une partie incontournable de la fonction maintenance et de son efficacité. Cet article analyse la documentation à mettre en place et la structuration de la base documentaire. Il liste les documents nécessaires, les modes d'utilisation de ces documents, leur organisation et leur gestion. Tout le système documentaire mis en place doit bien sûr être compatible avec le système qualité éventuellement en place.

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Auteur(s)

  • Bernard MECHIN : Directeur du Centre international de maintenance industrielle (CIMI)

INTRODUCTION

Il est reconnu par tous les acteurs de la fonction maintenance que la documentation joue un rôle très important dans la conception et la réalisation des actions de maintenance d’un bien. Il en va de même d’ailleurs pour son exploitation au quotidien. Encore faut-il savoir ce que l’on entend par documentation. En effet, la documentation devra être adaptée au besoin tel que les personnels concernés peuvent le ressentir. En particulier, on devra attacher une importance considérable à toute la documentation intrinsèquement liée au matériel que l’on appellera couramment « documentation d’exploitation et de maintenance ». Cependant, pour accomplir sa mission et atteindre ses objectifs, la fonction maintenance aura besoin d’utiliser tout un ensemble d’autres documents, qu’ils relèvent d’un ordre général ou qu’ils soient adaptés au fonctionnement et à la gestion de la fonction.

On sera donc amené à envisager tous les aspects de ces besoins documentaires dans le cadre d’une sous-fonction de la fonction maintenance : la fonction documentation, qui, en règle générale, est de la responsabilité de la fonction méthodes maintenance.

Dans cette approche, on s’intéressera aux points suivants :

  • type de documents nécessaires ;

  • conception des documents et de la base documentaire ;

  • modes opératoires d’utilisation des documents ;

  • gestion de la base documentaire ;

  • etc.

Chacun des points précédents nécessitera de se poser les questions classiques : Quoi ? Qui ? Comment ? Quand ? Où ? Pourquoi ?...

Pour assumer pleinement ses missions et satisfaire les besoins de ses clients internes dans le respect des objectifs réciproques, la fonction maintenance a besoin de se constituer une base documentaire structurée. Le principal objectif de cette base est de mettre à la disposition des personnes autorisées, de préférence dans un même lieu géographique, tous les documents, de quelque nature qu’ils soient, pouvant être utiles pour l’accomplissement de la fonction. Cette base documentaire devra bien sûr être cohérente avec les procédures du système qualité éventuellement en place. Elle comprendra essentiellement les familles de documents suivantes qui seront tour à tour décrites et analysées :

  • documentation générale ;

  • nomenclature ;

  • documentation du matériel ;

  • documents de gestion.

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DOI (Digital Object Identifier)

https://doi.org/10.51257/a-v1-ag4850


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4. Formulaires d’enregistrement

La traçabilité indispensable de l’activité de la fonction maintenance conduit à mettre en place un ensemble de documents, quelle qu’en soit la forme, permettant d’enregistrer les données nécessaires pour établir les tableaux de bord de pilotage de l’activité en fonction de la politique maintenance appliquée. L’ensemble des paramètres nécessaires au calcul des indicateurs de maintenance constituant ces tableaux de bord détermine la nature et le contenu des formulaires d’enregistrement. Ce sont les sources (production/utilisateurs, magasin, maintenance...) et le système d’information en vigueur (GMAO ou pas...) qui définissent le nombre de formulaires. Cependant, quel que soit ce système d’information et ses performances, un minimum de trois formulaires est requis :

  • demande d’intervention (bon de travail ou demande de travail...) ;

  • compte-rendu d’intervention ;

  • bon de sortie magasin.

D’autres besoins spécifiques pourront nécessiter la mise en place d’autres formulaires.

  • Demande d’intervention (DI), bon de travail (BT) ou demande de travail (DT)

    Quelle que soit l’appellation retenue (consulter à ce sujet la norme européenne EN13460), la DI est un formulaire renseigné par le « demandeur » (client interne ou externe) et transmis au « fournisseur » (interne ou externe) pour définir de façon précise l’intervention demandée ainsi que son contexte. Cette demande comportera donc plusieurs paramètres tels que :

    • date et heure de la demande ;

    • nom du demandeur et service ;

    • identification et localisation du bien concerné (machine, installation, local, atelier...) ;

    • descriptif du contexte : symptômes de défaillance... ;

    • degré d’urgence ;

    • etc.

    En ce qui concerne le degré d’urgence, celui-ci doit être défini de façon réaliste en fonction de paramètres objectifs connus et acceptés par les deux partenaires. Cette détermination du degré d’urgence est indispensable à la fonction maintenance pour ordonnancer et planifier sa charge de travail.

  • Compte-rendu d’intervention (CRI)

    Ce formulaire doit être rempli par le(s) intervenant(s), dès que le travail opérationnel est terminé. Une intervention n’est terminée...

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BIBLIOGRAPHIE

  • (1) - VERNIER (J.-P.) -   Fonction maintenance.  -  A 8 300 (1999).

  • (2) - MÉCHIN (B.) -   Contexte normatif et réglementaire de la maintenance.  -  Contexte normatif et réglementaire de la maintenance (2004).

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