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RÉSUMÉ
Pour être mené à terme et avec réussite, un projet de GMAO (Gestion de Maintenance assistée par ordinateur) doit être envisagé comme un projet global, basé sur une démarche rigoureuse, et à qui est attribué un chef de projet. En effet, ce projet d’informatisation débute avec le choix du progiciel et se poursuit avec les conditions de sa mise en place et de son utilisation. Cet article reprend les différentes phases devant jalonner la mise en œuvre d’une GMAO, de la constitution de l’équipe projet à l’évaluation et au suivi du système, en passant par le schéma directeur d’informatisation.
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Yves LE CAZ : Directeur de Triskel Consulting
INTRODUCTION
Lorsque dans une entreprise, les enjeux de l’informatisation de la fonction maintenance ont été bien caractérisés (voir dossier GMAO- Identifier les objectifs et les enjeux et que la décision est prise d’effectuer concrètement cette informatisation, la plupart des personnes concernées parmi les managers considèrent que l’essentiel est accompli et que la mise en œuvre n’est qu’une opération banale (« il n’y a plus qu’à ... »). Le principe de réalité rejoint cependant les acteurs à grands pas et on ne tarde pas à constater que la seule façon de réussir l’implantation de la gestion de la maintenance assistée par ordinateur (GMAO) dans le système productif est de considérer qu’il s’agit là d’un « projet » à part entière nécessitant la mise en place d’une démarche structurée sous la responsabilité d’un « chef de projet ». Que le produit informatique final soit un progiciel indépendant ou bien qu’il s’agisse du module GMAO d’un système global de gestion, type ERP (« enterprise resource planning »), la question se pose dans les mêmes termes. Il ne faut souvent pas chercher plus loin la raison profonde des échecs, partiels ou complets, de la mise en œuvre de la GMAO. Comme on pourra le constater ci-après, le problème relève donc essentiellement du management dans le cadre d’une méthodologie rigoureuse qui seule permettra de garantir le succès de l’opération.
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Management du projet
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2. Les différentes phases de la démarche
Elles sont présentées sur la figure 1.
2.1 Phase 1 : état des lieux
L’étude préliminaire a pour objectif de définir concrètement l’organisation de la fonction maintenance dans l’optique du futur système d’information de l’entreprise.
Les finalités attendues de cette phase sont :
-
avoir une photographie objective de l’existant en termes d’organisation, de gestion et de moyens humains et matériels mis en œuvre pour assumer la fonction maintenance ;
-
disposer de dossiers de référence, constitués des descriptifs des principales procédures de maintenance et de modèles figurant les flux de données et d’information, liés à la fonction maintenance ;
-
s’immerger dans la « culture maintenance » de l’entreprise afin de comprendre les spécificités de chaque entité de maintenance ;
-
dans le cas de l’intervention d’un conseil extérieur, nouer un premier contact avec l’équipe projet et les futurs utilisateurs de ce projet de GMAO ;
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définir les bases et les règles d’un travail en équipe fructueux, cohérent et homogène.
Les « produits » élaborés tout au long de cette phase serviront à :
-
analyser le problème posé dans le cadre des groupes de travail qui pourraient être mis en place ;
-
informer sur le travail de ces groupes ;
-
communiquer les décisions prises et leurs justifications ;
-
exploiter le système de GMAO, dans le cadre de supports de formation intégrant les notions de référentiels d’organisation et de gestion, parallèlement aux transactions apprises et aux navigations nécessaires pour réaliser une tâche précise avec l’outil de GMAO.
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