Bibliographie & annexes
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RÉSUMÉ
Ces dernières années ont vu le développement de nombreux produits dédiés à la représentation et au traitement de documents sous forme numérique. Cet article dresse un panorama des tendances observables en gestion électronique de documents, dans un certain nombre de secteurs économiques, comme l’aéronautique, l’édition, la pharmacie, l’automobile, la banque et l’assurance, l’énergie. Les techniques d'ingénierie documentaires sont expliquées, avec les méthodes et la méthodologie associées.
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Gérard DUPOIRIER : Consultant, Xerox France
INTRODUCTION
Depuis la fin des années 1980, les entreprises ont pu voir apparaître sur le marché des technologies de l’information un très grand nombre de produits dédiés à la représentation et au traitement des documents sous forme électronique. Prenant appui sur des normes ou sur des standards de facto, ces produits ont conduit à des investissements considérables dans des domaines comme l’édition structurée, la constitution de fonds électroniques, l’utilisation de supports multimédias, le travail collaboratif, le tout s’inscrivant et faisant de plus en plus référence à l’Internet comme vecteur de diffusion et de commerce.
À ces investissements correspondent des attentes assez bien identifiées qui sont souvent d’ordre économique et qui conduisent, explicitement ou non, à de nouvelles organisations du travail et à de nouveaux rapports sociaux.
Comme souvent face aux innovations, certaines entreprises ont été plus aventurières que d’autres. Toutes n’ont pas placé et défini leurs objectifs selon les mêmes critères et les mêmes termes.
L’ambition de cet article est de tirer profit de notre expérience de conseil pour faire un panorama des tendances observables dans un certain nombre de secteurs économiques, comme l’aéronautique, l’édition, la pharmacie, l’automobile, la banque et l’assurance, l’énergie.
À partir de ce panorama, nous essayerons de dégager des attentes et donc des pistes pour l’avenir proche.
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Démarche qualité, processus et workflow3. GED et bibliothèques numériques
Les techniques de GED (gestion électronique de documents) sont relativement anciennes dès lors que l’on considère qu’elles se résument au fait de numériser un document page à page et de caractériser l’ensemble par des champs descriptifs (index et métadonnées) afin de pouvoir, sur ces mêmes champs, faire des recherches ultérieurement. Ces recherches s’expriment généralement par une équation booléenne sur les valeurs possibles des champs descriptifs (voir l’article ).
Dès la fin des années 1980, il était possible de trouver sur le marché des logiciels, des produits mettant en œuvre une base de données, pour recevoir les descripteurs documentaires, un logiciel de type SQL (Sequential Query Language) pour effectuer des requêtes, un équipement de numérisation et un graveur de CD-ROM.
Les entreprises se sont rapidement approprié cette technique, généralement dans une perspective d’archivage qualifié de mort dans la mesure où le document est consultable sur un écran mais n’est pas modifiable. Relativement robuste et remplaçant souvent des systèmes de microfiches ou COM (Computer Output to Microform), ces systèmes de GED ont trouvé leur place dans différents départements d’entreprises : bureau d’études pour les plans par exemple, service de documentation ou encore services généraux pour la dématérialisation du courrier et les archives dans les grandes organisations. Mais dans tous les cas, les entreprises n’ont transféré sur des systèmes de GED que les documents ne pouvant pas être à l’origine de contentieux puisqu’il faudra attendre le début des années 2000 pour que ces systèmes puissent faire preuve devant un juge.
Progressivement, ces outils de GED se sont enrichis de possibilités de traitement de fonds documentaires structurés où ce qui est pris en considération n’est plus un document mais un dossier, à savoir un surensemble disposant de propriétés en tant que tel et d’une structure. Celle-ci peut être hiérarchique « armoire/tiroir/ dossier/document/feuille », mais peut aussi accepter des systèmes de pointage latéraux – hyperliens – donnant au fonds documentaire ainsi constitué une lecture ou encore des vues transver-sales [7]...
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GED et bibliothèques numériques
BIBLIOGRAPHIE
-
(1) - BOUNFOUR (A.) - Le management des ressources immatérielles, maîtriser les nouveaux leviers de l’avantage compétitif. - Dunod (1998).
-
(2) - BUCKLAND (M.) - What is a document ? - Document numérique, 2, no 2 (1998).
-
(3) - LELOUP (C.) - « Document, information, data, content: how to model information? » in Information Architecture Designing information environnements for purpose. - Alan Gilchrist et Barry Mahon (éd.). TFPL (2003).
-
(4) - LE MOIGNE (J.-L.) - Les sciences de l’ingénierie sont des sciences fondamentales. Contribution à l’épistémologie de la technologie. - Revue Internationale de Systémique, 7, no 2 (1993).
-
(5) - DUGAND-SAENS (M.), VERDRET (P.) - Créer des IETM avec le Web, ou comment rendre votre Web intelligent. - Document numérique, 2, no 2 (1998).
-
(6)...
DANS NOS BASES DOCUMENTAIRES
NORMES
-
Technologies de l’information. Jeu ISO de caractères codés à 7 éléments pour l’échange d’informations - ISO/CEI 646 - 12-91
-
Technologies de l’information. Structure de code de caractères et techniques d’extension - ISO/CEI 2022 - 12-94
-
Technologies de l’information. Architecture ouverte des documents (ODA) et format de transfert - ISO/CEI 8613 -
-
Technologies de l’information. Infographie. Métafichier de stockage et de transfert des informations de description d’images - ISO/CEI 8632 - 12-99
-
Traitement de l’information. Systèmes bureautiques. Langage standard généralisé et balisage (SGML) - ISO 8879 - 07-98
-
Technologies de l’information. Langages de traitement. Langages de description de page normalisée (SPDL) - ISO/CEI 10180 - 10-01
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Systèmes d’automatisation industrielle et intégration. Représentation et échange de données de produits - ...
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