Bibliographie & annexes
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RÉSUMÉ
Ces dernières années ont vu le développement de nombreux produits dédiés à la représentation et au traitement de documents sous forme numérique. Cet article dresse un panorama des tendances observables en gestion électronique de documents, dans un certain nombre de secteurs économiques, comme l’aéronautique, l’édition, la pharmacie, l’automobile, la banque et l’assurance, l’énergie. Les techniques d'ingénierie documentaires sont expliquées, avec les méthodes et la méthodologie associées.
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Gérard DUPOIRIER : Consultant, Xerox France
INTRODUCTION
Depuis la fin des années 1980, les entreprises ont pu voir apparaître sur le marché des technologies de l’information un très grand nombre de produits dédiés à la représentation et au traitement des documents sous forme électronique. Prenant appui sur des normes ou sur des standards de facto, ces produits ont conduit à des investissements considérables dans des domaines comme l’édition structurée, la constitution de fonds électroniques, l’utilisation de supports multimédias, le travail collaboratif, le tout s’inscrivant et faisant de plus en plus référence à l’Internet comme vecteur de diffusion et de commerce.
À ces investissements correspondent des attentes assez bien identifiées qui sont souvent d’ordre économique et qui conduisent, explicitement ou non, à de nouvelles organisations du travail et à de nouveaux rapports sociaux.
Comme souvent face aux innovations, certaines entreprises ont été plus aventurières que d’autres. Toutes n’ont pas placé et défini leurs objectifs selon les mêmes critères et les mêmes termes.
L’ambition de cet article est de tirer profit de notre expérience de conseil pour faire un panorama des tendances observables dans un certain nombre de secteurs économiques, comme l’aéronautique, l’édition, la pharmacie, l’automobile, la banque et l’assurance, l’énergie.
À partir de ce panorama, nous essayerons de dégager des attentes et donc des pistes pour l’avenir proche.
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Gestion documentaire et gestion de la connaissance7. Administrations et formulaires
S’il y a deux termes fortement complémentaires, c’est bien administration et formulaire. L’un n’existe pas sans l’autre. Bien évidemment, la dématérialisation des formulaires, et donc la possibilité de les remplir à l’aide d’un simple navigateur chez soi à partir de son PC et à n’importe quelle heure, traduit une nouvelle relation entre administrés et administrations. Pour les premiers, elle apporte plus de souplesse et moins d’impatience et pour les secondes certainement plus de disponibilité et de personnalisation. Déjà, depuis plusieurs années, les entreprises trouvent sur le serveur du Journal officiel le Bulletin officiel des annonces des marchés publics (BOAMP) et tous les documents relatifs aux réponses aux appels d’offres publics. Il n’est plus nécessaire de se déplacer pour disposer des fameux DC4, DC5, etc. En revanche, si les dossiers de consultation (règlement de la consultation, cahier des clauses administratives particulières – CCAP –, cahier des clauses techniques particulières – CCTP –, etc.) sont de plus en plus souvent disponibles sous forme électronique, ce n’est pas encore le cas des réponses des industriels. Celles‐ci doivent encore être sous forme papier et sous double enveloppe.
Cela doit néanmoins être considéré comme secondaire au regard de l’énorme impact que devrait avoir et qu’a déjà la dématérialisation de certains documents qui concernent des millions d’administrés. C’est le cas de la feuille de soin de la Sécurité sociale qui progressivement disparaît grâce à la mise en pratique de la carte Vitale et bien évidemment la déclaration de revenus annuels « 2042 ». Ces deux exemples illustrent ces documents très particuliers que sont les formulaires et les questionnaires. Ils sont pour le moins des moyens pour récupérer des informations structurées et mettre à jour des bases de données. Mais ce sont aussi des documents que les administrations doivent conserver, en tant que tels, comme valeurs probantes. Dès lors qu’ils sont véhiculés de façon électronique, des questions relatives à l’intégrité et à l’authentification de l’émetteur et de sa signature se posent (voir l’article ...
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Administrations et formulaires
BIBLIOGRAPHIE
-
(1) - BOUNFOUR (A.) - Le management des ressources immatérielles, maîtriser les nouveaux leviers de l’avantage compétitif. - Dunod (1998).
-
(2) - BUCKLAND (M.) - What is a document ? - Document numérique, 2, no 2 (1998).
-
(3) - LELOUP (C.) - « Document, information, data, content: how to model information? » in Information Architecture Designing information environnements for purpose. - Alan Gilchrist et Barry Mahon (éd.). TFPL (2003).
-
(4) - LE MOIGNE (J.-L.) - Les sciences de l’ingénierie sont des sciences fondamentales. Contribution à l’épistémologie de la technologie. - Revue Internationale de Systémique, 7, no 2 (1993).
-
(5) - DUGAND-SAENS (M.), VERDRET (P.) - Créer des IETM avec le Web, ou comment rendre votre Web intelligent. - Document numérique, 2, no 2 (1998).
-
(6)...
DANS NOS BASES DOCUMENTAIRES
NORMES
-
Technologies de l’information. Jeu ISO de caractères codés à 7 éléments pour l’échange d’informations - ISO/CEI 646 - 12-91
-
Technologies de l’information. Structure de code de caractères et techniques d’extension - ISO/CEI 2022 - 12-94
-
Technologies de l’information. Architecture ouverte des documents (ODA) et format de transfert - ISO/CEI 8613 -
-
Technologies de l’information. Infographie. Métafichier de stockage et de transfert des informations de description d’images - ISO/CEI 8632 - 12-99
-
Traitement de l’information. Systèmes bureautiques. Langage standard généralisé et balisage (SGML) - ISO 8879 - 07-98
-
Technologies de l’information. Langages de traitement. Langages de description de page normalisée (SPDL) - ISO/CEI 10180 - 10-01
-
Systèmes d’automatisation industrielle et intégration. Représentation et échange de données de produits - ...
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