Comprendre la gestion électronique des documents (GED) pour choisir l’outil le mieux adapté

Quels sont les avantages d’une GED ?

La gestion électronique des documents recèle de multiples avantages. Elle permet de :

• rendre l’information disponible immédiatement pour tous les utilisateurs quel que soit leur lieu de travail ;
• limiter au minimum la circulation des documents papier afin d’éviter les pertes des données ;
• rassembler dans un unique dossier informatisé l’ensemble des documents disséminés dans toute l’organisation ;
• éviter la multiplication des documents pour faciliter leur mise à jour ;
• sécuriser le stockage et l’accès aux documents et aux dossiers ;
• favoriser la sauvegarde des documents sensibles ;
• garantir l’unicité des documents ; il n’y a plus de doublons ou triplons du même document, donc plus de confusion possible ;
• gérer les versions d’un document ; les versions sont enregistrées et permettent ainsi d’avoir une vision parfaite de l’historique des modifications ;
• faire le suivi d’activité ; tous les événements et actions sont enregistrés dans un journal, offrant ainsi un audit d’activité pour la qualité.
• standardiser ; le nommage et le classement des documents peuvent être automatisés et satisfaire à une charte ou un standard, accroissant ainsi la lisibilité des informations et leur exploitabilité.

La GED au service de la qualité et de l’environnement

Dans le cadre de la maîtrise documentaire attendue par la norme ISO 9001 (chapitres 7.5.2 et 7.5.3), l’entreprise doit définir et respecter les modalités d’élaboration, de codification, de diffusion, de gestion des versions périmées des documents ainsi que les modalités de conservation (accessibilité, durée, lieux) des enregistrements.

Pour y répondre, les entreprises dressent de longues listes de documents, qu’il est difficile de tenir à jour. La GED est en ce sens un outil plus intuitif pour gérer ces aspects de manière automatique dès lors que les règles ont été définies et paramétrées en amont.

Dans le cadre du management environnemental, la GED est aussi un levier qui permet de réduire les consommations papier/encre, grâce à la dématérialisation.