Répertorier les coûts à suivre sur Excel : retour d’expérience

Les méthodes et processus

Le sous-projet étudié dans cette fiche suit le développement et le suivi des plans de liasse électrique et des processus de sécurité. L’équipe s’est engagée à déployer un suivi de projet, améliorant la responsabilisation au niveau des Work Packages (WP), et impliquant à la notion de coût, en cohérence avec les contraintes de délais, qualité et technique. Pour cela, il a fallu mettre en place non seulement des processus clairs et ambitieux mais aussi des outils utilisables par tous les acteurs.

À ce titre, et à la vue notamment des fiches consacrées à la mise à jour de l’outil Excel et à son déploiement, le Cost Summary Report (CSR) est parfaitement adapté au mode de vision exigé par le sous-programme.

Au travers de ce graphe, décrivant la cascade des objectifs de l’EC (Executive Committee, comité de direction) vers les responsables de WP, leur analyse avec tous les métiers concernés et le pilotage mensuel de l’activité, le CSR répond à l’ensemble des exigences :

• il permet de suivre les objectifs budgétaires au niveau du WP en fonction de l’avancement physique et des délais (partie E du CSR), et de les consolider aux niveaux supérieurs ;
• le déploiement de l’outil sur un serveur partagé, accessible aux différents acteurs du processus, assure un partage d’informations capital pour la négociation avec les métiers ;
• la mise en place de revues mensuelles (WP Review, Project Review, Progress and Cost Review…), fondées sur les données du CSR, assure un suivi et un pilotage complet de l’activité du WP.

Enfin, de par son déploiement commun dans tous les projets et les pays concernés, le CSR apporte un support important à l’harmonisation des méthodes de gestion de coût.

Données

Le suivi des coûts exige que les opérationnels se concentrent sur l’analyse des données et non sur la compilation de celles-ci. Il était donc primordial dans un projet transnational d’harmoniser la forme des données, de les rendre communes à tous et de les simplifier au maximum en synthétisant l’information juste nécessaire à l’analyse opérationnelle de la situation.

L’équipe de contrôle de projet, au travers du CSR, a travaillé à transformer l’information provenant des différents pays et des différentes équipes selon un même format. Ce travail, très long à réaliser, est en cours de finalisation. L’ensemble des données provenant du réalisé français, allemand ou britannique, est disponible selon le format du CSR. Il ne reste que les données espagnoles (environ 5 % des coûts annuels de l’entité) à adapter pour homogénéiser les données de réalisé. Pour les prévisions, l’ensemble des équipes travaille désormais sur le CSR et fournit ainsi un niveau de détail homogène.

Au sein du sous-projet étudié, le déploiement est entièrement opérationnel.

Hypothèses

Afin d’assurer la cohérence globale des données dans l’organisme, il est capital d’avoir les mêmes hypothèses de contrôle de gestion. Nous parlons notamment des hypothèses de taux horaire, du taux de personnel externe, d’échéanciers de dépenses… Ces notions, établies en lien étroit avec le contrôle de gestion des métiers concernés, peuvent être suivies et mises à jour régulièrement dans le CSR par l’équipe de contrôle de projet, en cohérence avec les données des métiers.

La principale difficulté vient de la grande diversité des coûts de sous-traitance pouvant entraîner des écarts entre :

• les taux préétablis en début d’année et qui servent aux prévisions ;
• le réalisé du progiciel de gestion de l’organisme.

Nous atteignons ici les limites de l’utilisation d’un outil qui n’est pas intégré directement au système d’informations de l’organisme.

Toutefois, globalement sur le périmètre du sous-programme, les écarts engendrés sont minimes et sont suivis par les contrôleurs de projet. Par exemple, au sein de l’entité de liasse électrique, une partie de l’activité est sous-traitée à une compagnie ex situ. Le taux horaire à utiliser est donc différent de celui d’un sous-traitant in situ. Des analyses trimestrielles sont réalisées avec les métiers afin d’adapter les taux utilisés et réduire les écarts (aujourd’hui, moins de 2 %).