Présentation
RÉSUMÉ
Dans un contexte où la branche européenne de ce groupe américain, présent mondialement, souhaitait déployer en Europe le progiciel déjà mis en place dans différents pays pour gérer les frais et les voyages de ses collaborateurs, ce retour d’expérience présente un exemple de mise en œuvre d’une innovation organisationnelle notable. En effet, la gestion des frais et des déplacements est un sujet sensible dans les organisations et cela a été renforcé par le caractère international du déploiement souhaité. Le retour d’expérience présente les principaux composants de la démarche suivie et détaille de manière importante les aspects de conduite du changement. De plus, il fournit des éléments sur les résultats atteints et un premier bilan de l’implémentation du progiciel.
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In a context where the European branch of this US group, operating across the world, wished to implement in Europe the Travels and Expenses software package already deployed in different countries, including the USA, this lessons-learned presentation describes an example of the implementation of a noteworthy organizational innovation. Management of Travels and Expenses is always a sensitive subject, and the international scope of the project makes it more so. This lessons-learned presentation describes the main components of the approach implemented and gives a detailed analysis of change management tasks. It reports all the activities carried out and the results obtained, and offers a first assessment of the implementation of the package.
Auteur(s)
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Denis MEINGAN : Directeur associé - KnowledgeConsult, Saint-Mandé, France
INTRODUCTION
Domaine : Innovation/Innovation organisationnelle – Conduite du changement
Entreprise concernée : Groupe américain déployé internationalement
Technologies/méthodes impliquées : Gestion de projet et conduite du changement
Secteur : Dispositifs médicaux
Mots-clés : Conduite du changement, gestion de projet, progiciel, systèmes d'information
DOI (Digital Object Identifier)
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Présentation
2. Mise en œuvre du projet, actions menées
2.1 Présentation du progiciel
Le progiciel Concur propose quatre modules qui sont Concur Expense, Concur Travel, Concur Business Intelligence et Concur Mobile.
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Le module « Concur Expense » a pour vocation de permettre une gestion des notes de frais qui soit simple, rapide et efficace. De fait, avec le logiciel de gestion des notes de frais Concur, utilisateurs et back office gagnent en productivité. De plus, grâce à la visibilité obtenue sur 100 % des frais engagés, il est aisé de piloter et optimiser le budget de notes de frais notamment par rapport à la politique de dépense de l'organisation. De plus, les fonctionnalités d'audit qui sont paramétrables améliorent la conformité et la visibilité.
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Le module « Concur Travel » offre avec son outil de réservation en ligne la possibilité d'organiser un déplacement de manière simple et rapide tout en respectant la politique voyages de l'organisation. Il permet aux voyageurs de réserver depuis leur ordinateur ou avec leurs appareils mobiles. De plus, il offre une visibilité sur les achats et les comportements, notamment à travers ses rapports standards, de manière à permettre d'avoir les clés pour faire évoluer et optimiser la politique voyages.
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Le module « Concur Business Intelligence » permet de contrôler tous les coûts liés aux déplacements professionnels. Suivi en temps réel ou prévision budgétaire, comportement des équipes ou négociation fournisseur, il est possible d'obtenir avec ce module une meilleure information pour de meilleures décisions. Il fournit une vue précise et unique des dépenses des collaborateurs en agrégeant les données des déplacements professionnels, notes de frais, factures, ERP et cartes de crédits. De plus, des tableaux de bord interactifs, dont l'envoi automatique peut être configuré, offrent un panorama clair et pertinent de ce qui est dépensé avec la manière dont cela a été fait.
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Le module « Concur Mobile » met en avant que la solution est 100 % mobile. En effet, il est possible, quel que soit le lieu, de saisir et de valider des notes de frais, photos des justificatifs, réservation des voyages, alertes et informations en temps réel. De la saisie des justificatifs jusqu'au remboursement des frais, chaque étape du processus peut être traitée depuis un smartphone ou une tablette par les collaborateurs...
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