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RÉSUMÉ
La documentation est une partie incontournable de la fonction maintenance et de son efficacité. Cet article analyse la documentation à mettre en place et la structuration de la base documentaire. Il liste les documents nécessaires, les modes d'utilisation de ces documents, leur organisation et leur gestion. Tout le système documentaire mis en place doit bien sûr être compatible avec le système qualité éventuellement en place.
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Bernard MECHIN : Directeur du Centre international de maintenance industrielle (CIMI)
INTRODUCTION
Il est reconnu par tous les acteurs de la fonction maintenance que la documentation joue un rôle très important dans la conception et la réalisation des actions de maintenance d’un bien. Il en va de même d’ailleurs pour son exploitation au quotidien. Encore faut-il savoir ce que l’on entend par documentation. En effet, la documentation devra être adaptée au besoin tel que les personnels concernés peuvent le ressentir. En particulier, on devra attacher une importance considérable à toute la documentation intrinsèquement liée au matériel que l’on appellera couramment « documentation d’exploitation et de maintenance ». Cependant, pour accomplir sa mission et atteindre ses objectifs, la fonction maintenance aura besoin d’utiliser tout un ensemble d’autres documents, qu’ils relèvent d’un ordre général ou qu’ils soient adaptés au fonctionnement et à la gestion de la fonction.
On sera donc amené à envisager tous les aspects de ces besoins documentaires dans le cadre d’une sous-fonction de la fonction maintenance : la fonction documentation, qui, en règle générale, est de la responsabilité de la fonction méthodes maintenance.
Dans cette approche, on s’intéressera aux points suivants :
-
type de documents nécessaires ;
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conception des documents et de la base documentaire ;
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modes opératoires d’utilisation des documents ;
-
gestion de la base documentaire ;
-
etc.
Chacun des points précédents nécessitera de se poser les questions classiques : Quoi ? Qui ? Comment ? Quand ? Où ? Pourquoi ?…
Pour assumer pleinement ses missions et satisfaire les besoins de ses clients internes dans le respect des objectifs réciproques, la fonction maintenance a besoin de se constituer une base documentaire structurée. Le principal objectif de cette base est de mettre à la disposition des personnes autorisées, de préférence dans un même lieu géographique, tous les documents, de quelque nature qu’ils soient, pouvant être utiles pour l’accomplissement de la fonction. Cette base documentaire devra bien sûr être cohérente avec les procédures du système qualité éventuellement en place. Elle comprendra essentiellement les familles de documents suivantes qui seront tour à tour décrites et analysées :
-
documentation générale ;
-
nomenclature ;
-
documentation du matériel ;
-
documents de gestion.
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5. Organisation de la fonction documentation
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Objectifs
La fonction documentation de maintenance est l’une des sous-fonctions fondatrices de la maintenance car il est pratiquement impossible de bien maintenir un patrimoine de biens si l’on ne dispose pas d’un minimum de documentation sur ce patrimoine.
L’objectif principal de cette fonction documentation est donc de faire le nécessaire pour que chaque acteur de la fonction maintenance dispose, au moment où il en a besoin, des informations fiables qui lui sont nécessaires pour accomplir ses missions et réaliser ses actions. Chacun sera donc tour à tour utilisateur et fournisseur d’informations. Ce sera le rôle de la fonction documentation de gérer ces données, les classer, les présenter et les rendre disponibles aux utilisateurs.
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Missions et activités
Les missions principales de la fonction documentation et les activités associées sont les suivantes :
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rechercher et collecter les documents et informations existants relatifs au matériel à traiter ;
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contrôler, dès réception, les éléments de documentation émanant des fournisseurs et sous-traitants, en particulier du point de vue de la reproductibilité ;
-
caractériser le fonctionnement du matériel considéré ;
-
coordonner et planifier les tâches nécessaires à l’élaboration des documents ;
-
choisir les méthodes de réalisation ;
-
créer et proposer les maquettes de formulaires et documents divers ;
-
créer la maquette de la documentation opérationnelle :
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rédiger le catalogue des pièces détachées,
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établir des nomenclatures de pièces détachées,
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rédiger les textes et les procédures d’utilisation et de maintenance ;
-
-
valider techniquement les divers documents et les modifier le cas échéant ;
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réaliser les bons à tirer des différents documents nécessaires ;
-
choisir les supports adaptés aux besoins et aux moyens de l’utilisateur ;
-
éditer la documentation ;
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mettre en place une structure de mise à jour et de maintenance de l’ensemble des documents ;
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gérer l’ensemble des documents techniques,...
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