Bibliographie & annexes
Présentation
RÉSUMÉ
Cet article a pour objectif l’explication du système de gestion des documents de la Bibliothèque nationale de France (BNF). Acquisition, conservation, diffusion et reproduction de supports variés (imprimé, électronique, manuscrit, musicaux, audiovisuels, etc.) sont autant de services dont se charge cette bibliothèque. Aucune structuration de ces informations n’existait jusqu’à la création d’un système dit de records management. Ce projet de référentiels offre de nombreux avantages car il permet, entre autres, la création de listes controlées, la facilité de saisie des données de description des documents ou encore la recherche d’information simplifiée. Il assure ainsi à l’établissement un gain de temps considérable et permet par là-même un dépoussiérage de leur image.
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The aim of this article is to explain the document management system of the Bibliothèque nationale de France (BNF). The acquisition, preservation, diffusion and reproduction of varied documents (printed, digital, manuscript, musical, audiovisual, etc.) encompass the many services ensured by this library. There had been no structuration of this information until a records management system was designed. This project has presented many advantages as it allows, among other things, for the creation of controlled lists, easy data input concerning the description of documents as well as a simplified search for information. It is therefore extremely time-saving for the library and thus improves its image.
Auteur(s)
-
Catherine DHÉRENT : Adjointe du directeur des Services et des réseaux de la Bibliothèque nationale de France (BnF) - Organigramme et annuaire.
INTRODUCTION
La Bibliothèque nationale de France a de nombreuses missions : dépôt légal et acquisitions de documents sur tout support, conservation de 160 km de collections sur tout support (imprimé, électronique, manuscrits, musicaux, audiovisuels, monnaies, antiquités, cartes et plans, costumes de théâtre, sites Web...), communication avec des services de renseignements sur place ou à distance, diffusion et vente de services et produits bibliographiques comme les notices de son catalogue ou des reproductions de ses documents, valorisation par le biais d'expositions, de colloques... 1 200 agents sur 2 700 produisent régulièrement près de 100 000 documents de bureautique par an pour remplir leurs missions (rapports, notes, lettres et courriels), enregistrés dans le système de gestion.
C'est en 2004 que la Bibliothèque nationale de France a décidé d'organiser cette production de documents administratifs en mettant en place un système de Records management conforme à la norme ISO 15489 (le Records management prend en compte la gestion des documents indispensables à l'organisme et ce durant leur utilité administrative). Il n'existait auparavant aucune procédure, aucun vocabulaire contrôlé, aucun plan de classement ou structuration globale de cette information. Ces lacunes entravaient parfois l'activité de l'établissement (perte de temps pour trouver l'information, voire la recréer) et la pénalisaient (difficultés pour prouver ses droits, perte financière, perte en terme d'image).
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Mise en place des référentiels1. Mise en place du projet
Pour mettre en place le projet, il a été décidé de suivre les lignes, assez générales, de la norme internationale et les conseils pratiques de la méthode australienne DIRKS (Designing and Implementing RecordKeeping System cf. [Doc. H 7 750]), utilisée dans de nombreux pays dans le monde.
J'avais vu les avantages de ce manuel pratique lors d'une visite en mai 2004 à la Banque d'investissement européenne à Luxembourg qui avait lancé la mise en œuvre d'un système de Records management en 2001.
Il s'agissait d'assurer une parfaite traçabilité des documents essentiels au suivi des affaires de la Bibliothèque, d'éviter ainsi les risques liés à l'absence, à la perte ou à la non-fiabilité de l'un d'entre eux et d'assurer les droits de l'établissement. Les redondances et doublonnages de documents devaient être évités pour gagner en efficacité.
Le système repose sur Lotus Notes Domino d'IBM, acquis dès 1998 par la Bibliothèque et qui servait principalement jusqu'en 2004 pour le courrier électronique et des applications métier, un peu pour la production de documents, mais sans contrôle et alimentation automatique de métadonnées. La programmation sur Domino a été réalisée en interne grâce à une équipe dédiée.
Il était évident qu'on ne parviendrait à faire accepter ce système qu'à la condition qu'il ne ralentisse pas l'activité des services et qu'il facilite le travail quotidien. Un des objectifs était donc de fournir le plus d'automatismes possible, de faire en sorte que le producteur de données soit aidé et accompagné dans une tâche simplifiée. Pour cela, la quasi totalité des métadonnées, des propriétés décrivant le document, devait être fournie par défaut par l'outil informatique, en particulier toute la gestion du cycle de vie et du référencement des documents qui devait être unifiée pour tous les services.
La gestion des documents pouvait aussi aider au décloisonnement des services dans un établissement à la structure hiérarchique très verticale. Pour cela, il était important de faire accepter des outils de classement et donc d'accès à l'information, communs, comme un plan de classement conforme à la norme ISO 15489.
Au nombre des référentiels mis en place, on peut citer :
-
le système d'identification des documents avec l'affectation d'une référence...
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Mise en place du projet
BIBLIOGRAPHIE
ANNEXES
Le portail français du Records management http://www.records-management.fr/
National Archives of Australia – Méthode DIRKS http://www.naa.gov.au/records-management/publications/DIRKS-manual.aspx
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