Bibliographie & annexes
Présentation
RÉSUMÉ
Cet article a pour objectif l’explication du système de gestion des documents de la Bibliothèque nationale de France (BNF). Acquisition, conservation, diffusion et reproduction de supports variés (imprimé, électronique, manuscrit, musicaux, audiovisuels, etc.) sont autant de services dont se charge cette bibliothèque. Aucune structuration de ces informations n’existait jusqu’à la création d’un système dit de records management. Ce projet de référentiels offre de nombreux avantages car il permet, entre autres, la création de listes controlées, la facilité de saisie des données de description des documents ou encore la recherche d’information simplifiée. Il assure ainsi à l’établissement un gain de temps considérable et permet par là-même un dépoussiérage de leur image.
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Catherine DHÉRENT : Adjointe du directeur des Services et des réseaux de la Bibliothèque nationale de France (BnF) - Organigramme et annuaire.
INTRODUCTION
La Bibliothèque nationale de France a de nombreuses missions : dépôt légal et acquisitions de documents sur tout support, conservation de 160 km de collections sur tout support (imprimé, électronique, manuscrits, musicaux, audiovisuels, monnaies, antiquités, cartes et plans, costumes de théâtre, sites Web...), communication avec des services de renseignements sur place ou à distance, diffusion et vente de services et produits bibliographiques comme les notices de son catalogue ou des reproductions de ses documents, valorisation par le biais d'expositions, de colloques... 1 200 agents sur 2 700 produisent régulièrement près de 100 000 documents de bureautique par an pour remplir leurs missions (rapports, notes, lettres et courriels), enregistrés dans le système de gestion.
C'est en 2004 que la Bibliothèque nationale de France a décidé d'organiser cette production de documents administratifs en mettant en place un système de Records management conforme à la norme ISO 15489 (le Records management prend en compte la gestion des documents indispensables à l'organisme et ce durant leur utilité administrative). Il n'existait auparavant aucune procédure, aucun vocabulaire contrôlé, aucun plan de classement ou structuration globale de cette information. Ces lacunes entravaient parfois l'activité de l'établissement (perte de temps pour trouver l'information, voire la recréer) et la pénalisaient (difficultés pour prouver ses droits, perte financière, perte en terme d'image).
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Mise en place du projet3. Conclusion
Les référentiels sont des outils qui offrent de nombreux avantages aux utilisateurs.
Sous forme de listes contrôlées, ils facilitent la saisie des métadonnées de description des documents.
Ils améliorent la recherche de l'information, notamment pour des personnes recourant aux documents moins souvent que leurs producteurs et qui n'en connaissent a priori ni les titres, ni les références. En revanche, elles peuvent découvrir facilement les données qui les intéressent en interrogeant les rubriques du plan de classement correspondant à l'activité concernée.
Il est nécessaire de créer une fonction d'administrateur de ces référentiels afin de leur assurer une cohérence sur le très long terme. En raison de l'importance stratégique et politique du plan de classement, l'administrateur doit être aidé par un comité de pilotage pour les modifications de fond (création ou fermeture de rubrique) à y apporter. Ce comité peut aussi gérer ou coordonner d'autres référentiels non encore mis en œuvre à la Bibliothèque, comme des thesaurus plus ou moins spécialisés. À la Bibliothèque nationale, les agents disposent d'un lien pour contacter l'administrateur des référentiels.
Il faut aussi veiller à l'historique de ces référentiels, les faire évoluer sans perdre le souvenir de ce qu'ils ont contenu à un moment donné. À la Bibliothèque nationale de France, une attention particulière est portée au plan de classement qui contextualise et donne un sens à chaque document produit. Il a été décidé d'en faire un archivage périodique dans le magasin d'archives virtuel sécurisé.
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Conclusion
BIBLIOGRAPHIE
ANNEXES
Le portail français du Records management http://www.records-management.fr/
National Archives of Australia – Méthode DIRKS http://www.naa.gov.au/records-management/publications/DIRKS-manual.aspx
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