Bibliographie & annexes
Présentation
RÉSUMÉ
Cet article a pour objectif l’explication du système de gestion des documents de la Bibliothèque nationale de France (BNF). Acquisition, conservation, diffusion et reproduction de supports variés (imprimé, électronique, manuscrit, musicaux, audiovisuels, etc.) sont autant de services dont se charge cette bibliothèque. Aucune structuration de ces informations n’existait jusqu’à la création d’un système dit de records management. Ce projet de référentiels offre de nombreux avantages car il permet, entre autres, la création de listes controlées, la facilité de saisie des données de description des documents ou encore la recherche d’information simplifiée. Il assure ainsi à l’établissement un gain de temps considérable et permet par là-même un dépoussiérage de leur image.
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Catherine DHÉRENT : Adjointe du directeur des Services et des réseaux de la Bibliothèque nationale de France (BnF) - Organigramme et annuaire.
INTRODUCTION
La Bibliothèque nationale de France a de nombreuses missions : dépôt légal et acquisitions de documents sur tout support, conservation de 160 km de collections sur tout support (imprimé, électronique, manuscrits, musicaux, audiovisuels, monnaies, antiquités, cartes et plans, costumes de théâtre, sites Web...), communication avec des services de renseignements sur place ou à distance, diffusion et vente de services et produits bibliographiques comme les notices de son catalogue ou des reproductions de ses documents, valorisation par le biais d'expositions, de colloques... 1 200 agents sur 2 700 produisent régulièrement près de 100 000 documents de bureautique par an pour remplir leurs missions (rapports, notes, lettres et courriels), enregistrés dans le système de gestion.
C'est en 2004 que la Bibliothèque nationale de France a décidé d'organiser cette production de documents administratifs en mettant en place un système de Records management conforme à la norme ISO 15489 (le Records management prend en compte la gestion des documents indispensables à l'organisme et ce durant leur utilité administrative). Il n'existait auparavant aucune procédure, aucun vocabulaire contrôlé, aucun plan de classement ou structuration globale de cette information. Ces lacunes entravaient parfois l'activité de l'établissement (perte de temps pour trouver l'information, voire la recréer) et la pénalisaient (difficultés pour prouver ses droits, perte financière, perte en terme d'image).
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Conclusion2. Mise en place des référentiels
Dans un établissement où n'existaient pas de pratiques communes mais de forts particularismes en fonction des départements, voire des unités de niveaux inférieurs, il s'est avéré délicat de faire accepter des outils de gestion uniques alors que des méthodes ou moyens comparables existaient depuis longtemps pour la gestion des collections. Il n'avait jamais été envisagé d'y recourir pour la documentation produite en interne, et même plus, et il fut difficile de les faire admettre par certains responsables de collections.
2.1 Identifiant des documents
Avant 2004, un système de référencement d'une partie du courrier n'existait que dans de très rares départements éprouvant le besoin de suivre des flux et réponses à des questions posées à des partenaires extérieurs. Le comité de direction valida en juillet 2005 le fait que tous les documents bureautique porteraient une référence unique dans l'établissement.
Cette référence devait être la plus simple et donc la moins signifiante possible. Elle ne comporte aucun élément susceptible de perdre de son interprétabilité avec le temps (pas d'initiales d'unité organisationnelle, de personne, de typologie...). Elle est facile à visualiser, à noter, voire à mémoriser car le segment le plus long n'a que 6 caractères.
La référence des documents bureautiques est composée de la façon suivante :
où :
- BnF :
- est le code international de l'établissement en tant que bibliothèque (code ISiL, http://biblstandard.dk/isil ), ce qui permet à un destinataire extérieur de repérer rapidement les fichiers transmis par l'établissement,
- ADM :
- distingue la production administrative des collections, l'ensemble de la production électronique devant à terme être gérée par le même système d'archivage,
- 2008 :
- indique l'année de création du document dans le système,
- 000001 :
- le numéro d'enregistrement de ce document...
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BIBLIOGRAPHIE
ANNEXES
Le portail français du Records management http://www.records-management.fr/
National Archives of Australia – Méthode DIRKS http://www.naa.gov.au/records-management/publications/DIRKS-manual.aspx
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