Système de gestion des documents de la Bibliothèque nationale de France (BnF)

La Bibliothèque nationale de France a de nombreuses missions : dépôt légal et acquisitions de documents sur tout support, conservation de 160 km de collections sur tout support (imprimé, électronique, manuscrits, musicaux, audiovisuels, monnaies, antiquités, cartes et plans, costumes de théâtre, sites Web...), communication avec des services de renseignements sur place ou à distance, diffusion et vente de services et produits bibliographiques comme les notices de son catalogue ou des reproductions de ses documents, valorisation par le biais d'expositions, de colloques... 1 200 agents sur 2 700 produisent régulièrement près de 100 000 documents de bureautique par an pour remplir leurs missions (rapports, notes, lettres et courriels), enregistrés dans le système de gestion.

C'est en 2004 que la Bibliothèque nationale de France a décidé d'organiser cette production de documents administratifs en mettant en place un système de Records management conforme à la norme ISO 15489 (le Records management prend en compte la gestion des documents indispensables à l'organisme et ce durant leur utilité administrative). Il n'existait auparavant aucune procédure, aucun vocabulaire contrôlé, aucun plan de classement ou structuration globale de cette information. Ces lacunes entravaient parfois l'activité de l'établissement (perte de temps pour trouver l'information, voire la recréer) et la pénalisaient (difficultés pour prouver ses droits, perte financière, perte en terme d'image).