Mener un audit interne

Pour pouvoir réaliser votre audit avec pertinence, il est nécessaire de se préparer. Avant tout, prenez connaissance du périmètre de l’audit.

• Sur quoi porte-t-il ?
• Quel processus ?
• Quelle activité ?
• Quel site ?

Ces informations auront été préparées à l’avance (cf. Déterminer le domaine et le périmètre d’un audit). Elles sont essentielles pour comprendre le sujet de l’audit. Il est également nécessaire d’avoir déterminé l’objectif de l’audit.

• Est-ce un audit pour évaluer le fonctionnement global du système ?
• Pour évaluer l’efficacité d’un processus ?
• Est-ce un audit pour vérifier l’application d’une procédure ?
• Pour identifier des opportunités d’amélioration ?

La fiche Différencier l’audit système, l’audit processus et l’audit produit peut vous aider à caractériser l’objectif en fonction du type d’audit.

Une fois que vous avez bien appréhendé le sujet et l’objet de l’audit, vous allez le préparer.

Appropriez-vous la documentation associée

La première chose à faire est de prendre connaissance de la documentation (ou autre information documentée) qui concerne l’audit :

• des informations générales telles que manuel qualité (si existant), cartographie globale des processus, organigramme, politique qualité, etc. ;
• des informations sur les processus concernés (fiches processus, objectifs et résultats, etc.) ;
• des informations sur les méthodes (procédures, modes opératoires, etc.).

Il ne s’agit pas ici de lire tous les documents existants dans le système de management, mais ceux qui vont vous permettre d’appréhender le contexte et les exigences applicables.

À partir de ces informations et si cela peut vous aider, vous pouvez vous préparer un guide d’audit. Ce guide peut lister les points qui vous semblent importants à aborder, des questions déjà préformatées, un fil rouge qui va vous aiguiller pendant l’audit (cf. Grille d’audit).

Élaborez le plan d’audit

Avant de mener l’audit proprement dit, il est nécessaire de planifier l’audit et de déterminer le déroulement de cet audit. Vous vous mettez en relation avec la personne responsable du domaine auditée pour déterminer avec elle :

• la date de l’audit (si cela n’a pas déjà été fait) ;
• les personnes à rencontrer ;
• les modalités de déroulement de l’audit ;
• les aspects logistiques, si besoin.

Cette étape est essentielle aussi car elle établit le premier contact.

Ensuite, il vous appartient de rédiger le plan d’audit. Le plan permet de communiquer les objectifs de l’audit et le déroulement de celui-ci : heures, qui est audité, sur quoi.

Dans votre plan d’audit, vous rappelez, en plus de la date et des heures :

• le périmètre de l’audit (champ ou domaine) ;
• les objectifs de l’audit (pourquoi cet audit) ;
• les critères d’audit (les documents et normes de référence).

Ce plan est à communiquer à l’ensemble des audités. Soit vous le communiquez à tous directement, soit vous l’envoyez à la personne responsable qui se chargera de le diffuser aux personnes concernées. Le modèle Plan d’audit peut vous servir d’aide à la formalisation du plan d’audit.