Hiérarchiser les constats d’audits

Les activités au cours de l’audit vous amènent, au travers des entretiens, des observations, des revues documentaires, à confronter les preuves d’audit recueillies aux critères d’audit préalablement définis (cf. Mener un audit interne). Les résultats de cette évaluation constituent les constats d’audit, ou plus précisément les constatations d’audit.

Il est important de préciser à ce stade que les constats d’audit sont aussi bien des constats de conformité que des constats de non-conformité. La limite entre les deux est donnée par la définition de la non-conformité : « non-satisfaction d’une exigence » [ISO 19011:2012 - § 3.19]. Ainsi, lorsque vous déroulez votre audit, vous appréciez les constats que vous faites au regard des critères d’audit : si les constats répondent aux exigences, alors les constats sont dans le domaine de la conformité, sinon, ils sont dans le domaine de la non-conformité.

Il est possible d’établir une gradation de vos constats. Il n’y a pas d’obligation en la matière et il peut exister une grande variété de gradation ainsi qu’une grande variété de dénomination. C’est à vous de définir cette classification en fonction des modalités de traitement que vous engagez par la suite (cf. Interpréter un résultat d’audit de système organisationnel). En effet, il n’est pas rare, notamment quand vous recherchez une amélioration rapide de votre système de management, de traiter de la même manière (même cycle d’analyse et de décision, même gestion des priorités) une non-conformité majeure et une non-conformité mineure. Dans ce cas, il n’est pas nécessaire de différencier des types de non-conformités en audit interne.

D’une manière générale, au-delà des constats de conformité simples, les audits permettent de relever :

• des non-conformités, qui nécessitent des actions de correction immédiates et des actions correctives ;
• des risques ou des points sensibles, qui pourraient être mieux maîtrisés ;
• des opportunités d’amélioration ou des pistes de progrès, c’est-à-dire des pratiques qui pourraient être plus efficaces ;
• des points forts, qui sont des pratiques à forte valeur ajoutée et qui méritent d’être mises en avant.

Gradation des constats d’audit

Il est à noter que le rapport d’audit va reprendre l’ensemble des constats. Vous ne reprenez pas seulement les constats notables, comme les non-conformités, les opportunités d’amélioration ou des pistes de progrès, les risques ou des points sensibles, les points forts. Le rapport retrace également les constats simples ou neutres, ceux qui font état de ce que vous avez vu et discuté sans pour autant nécessiter une appréciation particulière. Il est important de faire figurer ces constats dans le rapport. C’est en effet le seul moyen de récapituler l’ensemble des points qui ont été vérifiés lors de l’audit.