Fiche pratique | Réf : 0463

Documenter les processus, formulaire

Auteur(s) : Jacky LASSALLE

Date de publication : 06 oct. 2022

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De la conception au prototypage, jusqu'à l'industrialisation, la référence pour sécuriser le développement de vos projets industriels.

MOTS-CLÉS

Approche processus   |   processus   |   interaction   |   fiche processus   |   système de management   |   risques   |   activités

DOI (Digital Object Identifier)

https://doi.org/10.51257/f-0463

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Vous avez cartographié vos processus et vous vous posez de multiples questions sur les informations qui sont à documenter. C’est ce travail complémentaire qui va consolider et valider l’approche précédente en constituant un système cohérent, efficace, maintenable, générant de la valeur ajoutée pour votre structure et respectant les attentes des parties intéressées.

Pour autant, vous vous posez de multiples questions pour avancer efficacement tant sur la forme que sur la façon de procéder. Cette fiche vise à vous faire part de notre expérience et d’une analyse poussée des bonnes pratiques actuelles.

Étapes :

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Faq

Comment réaliser la description des processus ?
Quel niveau de détail adopter pour la gestion des interconnexions entre les processus ?
Quel degré de détail faut-il pour décrire un processus ?

Aller plus loin

Références normatives

  • Norme ISO 9001:2015, Systèmes de management de la qualité – Exigences, septembre 2015
  • Fascicule FD X50-176, Management des processus – Guide de mise en œuvre, août 2017

Bibliographie

  • Guide du management par les processus BPM CBOK®, V4 enrichi au niveau européen, AFNOR Éditions, janvier 2021
  • Processus et transversalité(s), Vers un nouveau management, AFNOR Editions, février 2022

Abréviations et acronymes

  • PDCA : Plan – Do – Check – Act, aussi appelé cycle de Deming
  • SIPOC : Suppliers – Input – Process – Output – Customers (en français : fournisseurs – entrées – processus – sorties – clients)
  • SMQ : Système de management de la qualité

Glossaire

Activité

Ensemble de tâches corrélées constituant une étape de transformation au sein d’un processus.

Approche processus

Manière d'envisager le management de l’entreprise en s’appuyant sur les processus et leurs interactions.

Cartographie des processus

Représentation graphique d’un ensemble de processus de l’organisme.

Interaction entre processus

Action d’un processus sur un ou plusieurs autres processus.

Parties intéressées

Le terme de « parties prenantes » est aussi admis.

Personne ou organisme qui peut soit influencer une décision ou une activité, soit être influencé ou s’estimer être influencé par une décision ou une activité.

Processus

Ensemble d’activités corrélées ou en interaction qui utilise des éléments d’entrée pour produire un résultat escompté.

  • Note 1 : la désignation du « résultat escompté » d’un processus par élément de sortie, produit ou service, dépend du contexte de la référence.
  • Note 2 : les éléments d’entrée d’un processus sont généralement les éléments de sortie d’autres processus et les éléments de sortie d’un processus sont généralement les éléments d’entrée d’autres processus.
  • Note 3 : deux processus, ou plus, corrélés et en interaction en série, peuvent également être qualifiés de processus.
  • Note 4 : les processus d’un organisme sont généralement planifiés et mis en œuvre dans des conditions maîtrisées afin d’apporter une valeur ajoutée.
  • Note 5 : lorsque la conformité de l’élément de sortie résultant ne peut pas être immédiatement ou économiquement validée, le processus est souvent qualifié de « procédé spécial ».

Risque

(source : ISO 9000)

Effet de l’incertitude.

  • Note 1 : un effet est un écart, positif ou négatif, par rapport à une attente.
  • Note 2 : l’incertitude est l’état, même partiel, de manque d’information qui entrave la compréhension ou la connaissance d’un événement, de ses conséquences ou de sa vraisemblance.
  • Note 3 : un risque est souvent exprimé en termes de combinaison des conséquences d’un événement (y compris des changements de circonstances) et de la vraisemblance de son occurrence.
Tortue de CROSBY

Philip B. CROSBY (né en 1926 et décédé en 2001) contribua à la mise en place des pratiques de gestion de la qualité à une époque où les Américains perdaient des parts de marché au profit des Japonais qui produisaient des produits de meilleure qualité.

La tortue de Crosby est une technique utilisée pour obtenir une description synthétique des processus, en recensant les éléments importants qui les composent. Pour chaque donnée de sortie du processus, elle permet de déterminer quelles composantes, qui par leurs défaillances, pourraient empêcher le processus de générer cette donnée.

Le nom « tortue » n’est pas un hasard puisque ce modèle se présente sous la forme d’une tortue.


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Documents

  • Fiche descriptive d’un processus – Modèle standard
    Si vous contribuez dans le cadre d’une TPE-PME avec un nombre réduit de processus, où de nombreuses informations se croisent et s’imbriquent, il est salutaire d’avoir un document qui les recense. Vous aurez ainsi une centralisation des données qui aidera grandement pour la gestion des évolutions et des mises à jour inhérentes à votre situation d’entreprise.

  • Fiche descriptive d’un processus – Modèle SIPOC
    La méthode SIPOC appliquée à la gestion des processus est un outil visuel utilisé pour documenter un processus métier du début à la fin. C’est un moyen pratique et intuitif d’obtenir une vue d’ensemble claire des principales étapes du processus et des autres points importants qui le composent, tels que les fournisseurs du processus, les données d’entrées, les sorties, les activités chronologiques du processus, les données de sortie et les destinataires.

  • Fiche descriptive d’un processus – Modèle Tortue de Crosby
    Une difficulté rencontrée fréquemment est la description de chaque processus avec un rendu visuel. Vous trouverez avec l’outil proposé une solution originale basée sur le modèle de la torte de Crosby qui permet d’illustrer tous les éléments importants de la définition d’un processus. Ce modèle a fait ses preuves dans maintes entreprises. Le « corps de la tortue » est constitué des données d’entrée, les activités principales du processus et les données de sortie. Les « pattes de la tortue » illustrent les données liées aux ressources matérielles ou humaines mises à contribution, les règles de gestion et les indicateurs de pilotage. Ceci peut néanmoins être modifié en fonction de besoins spécifiques de l’entreprise.

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