Construire et faire vivre une communauté de projet

Les réunions de lancement rassemblent responsables du projet, membres de l’équipe projet et parties prenantes. Elles contribuent au fondement d’un esprit d’équipe en fédérant tous les intervenants par :

• la motivation individuelle ;
• la fixation d’objectifs communs ;
• la mise en place d’évènements sociaux ;
• les stratégies de développement qui les accompagnent.

Phase 1. Constituer une équipe

Constituer une équipe, c’est passer par une première étape du « Qui suis-je » centrée sur ce dont chacun aura besoin pour se sentir reconnu et accueilli. La présentation de chacun, de son expérience, de ses attentes et de ses besoins, est un préalable à l’acceptation et à la confiance indispensable dans une équipe. Une confiance facilitée par les conditions d’un accueil matériel et convivial par le chef de projet et par une invitation en bonne et due forme !

« Relation » est le maître mot suivant. Un temps d’échange entre les membres de l’équipe doit être réservé. Ce temps d’échange libre ou centré autour d’un thème proposé par le chef de projet favorise le démarrage de la collaboration effective. Vous encouragerez le partage d’information spontané, les échanges d’expérience et les retours d’information sur des facteurs clefs de collaboration ou des risques ressentis par les membres de l’équipe. Ces discussions doivent rester libres et éviter les stratégies de prudence ou les politesses de façade.

Les « valeurs partagées » sont essentielles car il ne peut exister de projet réussi sans partage de valeurs fondatrices. À travers thèmes d’échange ou de réflexion, vous pourrez faire émerger les valeurs communes à promouvoir ou à respecter dans votre groupe de projet.

Phase 2. Fédérer l’équipe autour du projet

Vous-même, en tant que chef de projet, devez être persuadé que le projet est utile. Vous devez connaître son importance pour l’organisme (rencontrer le mandant et bénéficier des réflexions et travaux préparatoires, etc.) et montrer clairement la valeur ajoutée que présente le projet et ses objectifs, ainsi que les points de repères dont vous disposez déjà (analyses, jalonnement, ressources).

Phase 3. Créer l’engagement de l’équipe

Vous devez veiller à une affectation claire des rôles, responsabilités et activités de chacun. Une formalisation des processus et procédures au sein du projet faciliteront le contrôle, la prise de décision et la résolution de conflits.

Qui dit collaboration dit contrat, de préférence écrit, et au moins formalisé oralement. Il s’agit d’un contrat de collaboration qui comprend l’ensemble des règles explicites et tacites, exprimées de façon claire. Des règles négociables et non négociables comme :

• l’engagement et la participation aux séances ;
• la ponctualité ;
• le respect des délais ;
• la responsabilisation dans l’atteinte des objectifs ;
• d’autres règles sont négociables comme participation à des événements externes, etc.

Phase 4. Participer : les conditions de participation au projet

Pour que les règles deviennent applicables par chacun et par tous, il convient qu’elles soient élaborées le plus possible en commun et déclinées en modalités concrètes.

Les règles définies dans les étapes précédentes devront faire l’objet d’une analyse plus approfondie relativement :

• aux règles de participation : quand, comment, à quelles activités ;
• à leurs limites : de responsabilités, dans le temps, par rapport à l’activité permanente ;
• à la résolution d’éventuels conflits de responsabilités et de loyauté.

Concernant les conditions de participation au projet, le lancement et réalisation des activités, la prise de décision, la délégation d’activités et conditions éventuelles de cessation de participation au projet

Cette séquence sur la participation conduit à aborder la question des ressources et supports d’information et sur les perceptions des participants (ainsi que de leurs plans de traitement)

Phase 4. Informer : les règles d’information

Lors de la réunion de lancement, il sera capital d’aborder la question de l’information dans le projet sous toutes ses formes :

• l’information au service de la qualité du projet qui permet de structurer le plan de management de projet, la conformité des livrables et les exigences des parties prenantes ;
• l’échange d’informations au sein de la communauté de projet pour être collectivement le plus efficace possible dans la réalisation des activités selon leurs échéances programmées et pour partager les situations vécues dans le projet ;
• l’information au chef de projet pour faciliter le management dudit projet (via des fiches actions) et pour faire remonter régulièrement des informations sur l’avancement du projet (voir la fiche dédiée à la mesure de l’avancement). Vous contrôlez les résultats et assurer la continuité du projet ;
• l’information sur le projet (voir la fiche dédiée à la capitalisation) pour en capitaliser les résultats pour les projets futurs.

Phase 6. Formaliser le contrat de projet

Le contrat de projet doit comporter de manière claire l’ensemble des règles, explicites et implicites :

• des règles non négociables : participation aux réunions, ponctualité, respect des délais, assurer ses responsabilités dans l’atteinte des objectifs ;
• des règles négociables : horaires, participation à des événements extraprofessionnels.

Le contrat est généralement validé par le comité de pilotage ou le mandant, et communiqué à l’ensemble des parties prenantes du projet. Il est toujours communiqué aux nouvelles parties prenantes ou aux nouveaux membres du projet, et constitue une base de communication avec le groupe existant.

L’actualisation périodique de ce contrat permettra de lui garder tout son sens pendant la durée du projet. C’est particulièrement nécessaire dans les projets menés sur de longues périodes.