Construire le cahier des charges de son logiciel de veille et sélectionner les bons outils

En général, tout projet de mise en place d’un nouveau logiciel passe par un cahier des spécifications fonctionnelles et par un cahier des charges technique.

S’il est possible sur certains projets simples de ne pas construire de cahier des charges technique, le cahier des spécifications fonctionnelles est lui totalement incontournable. Son rôle est de permettre de formaliser les besoins auxquels le logiciel devra répondre, les fonctionnalités qu’il devra remplir.

Les fonctionnalités peuvent être recueillies de différentes façons :

• questionnaire mélangeant champs libres et champs dirigés ;
• entretien en face à face ;
• réunions de groupe de travail ;
• brainstorming et formalisation.

La façon dont sont recueillis les besoins fonctionnels compte peu, mais il faut veiller à associer les différents profils d’utilisateurs :

• mélanger les profils interviewés, avertis techniquement et maîtrisant les outils web, avec les profils moins aguerris. Cela permet d’éviter l’autocensure des profils moins techniques qui ont peur d’exprimer des besoins, et cela tempère les profils technophiles en leur rappelant qu’il s’agit de décrire un outil de travail et non pas un gadget ;
• prendre des utilisateurs finaux qui seront plutôt récipiendaires des produits de veille, veilleurs/documentalistes/opérateurs du logiciel de veille, des profils de lecteurs/valideurs, et un ou plusieurs profils de type administrateur chargés d’assurer le bon fonctionnement technique ;
• intégrer des personnels issus de différents métiers. Chacun des métiers peut avoir besoin d’informations différentes, structurées de façon distincte et qui impliqueront diverses nécessités d’intégration avec le système d’information.

Un autre point important sur l’expression des besoins est de cadrer un minimum. Bien qu’il ne faille pas brider outre mesure l’expression des besoins, les projets de mise en place d’un logiciel de veille ont rarement des budgets illimités. Inutile donc de laisser imaginer une plateforme tout automatisée avec les derniers outils de traduction, de traitement sémantique, alors que vous disposez d’un budget limité.

Nous vous conseillons de vous focaliser sur les besoins relatifs aux éléments principaux suivants :

• les types de source qui vont conditionner l’interface de paramétrage des sources à mettre en surveillance ;
• les processus de filtre ;
• les processus de traitement, validation et d’enrichissement ;
• les types de livrables disponibles ;
• les points d’entrées/sorties du logiciel qui permettent de se coupler avec d’autres solutions.