Revues de conception, revues de projet : les préparer et les conduire

Vous êtes responsable de projets. Vous en avez planifié les actions, et les étapes clés, et vous avez prévu des revues de projet. Pour les projets de conception de nouveaux produits ou service, on parle de revue de conception, répondant à une exigence de la norme ISO 9001 (§ 8.3.b).

Nous définirons un projet comme une démarche visant à obtenir un résultat déterminé en mettant en œuvre des activités coordonnées et planifiées. Le projet se termine lorsque le résultat est atteint. C’est un processus unique (le terme « processus » pris ici au sens de l’ISO 9000).

Cette fiche traite des projets de conception, dont le délivrable est un dossier de spécifications détaillées du produit ou du service pour qu’il puisse être produit. Il traite aussi des projets dont l’objet inclut la réalisation du produit ou du service conçu, ou qui consiste à faire l’ingénierie d’une installation ou d’un équipement industriel, jusqu’à sa mise en service…

Quand ?

On trouve couramment deux types d’organisation des projets en entreprise :

• les entreprises organisées « en silo » (où chaque spécialité est organisée en service en regroupant les compétences) combinent généralement les projets autour d’un responsable qui coordonne les actions de chaque service, et consolide les plannings et les résultats ;
• les entreprises orientées projet ou affaire constituent souvent des équipes pluridisciplinaires dont les membres sont détachés dans l’équipe projet pour sa durée. L’équipe ainsi formée bénéficie alors d’une relative autonomie pour la conduite de son projet.

Quelle que soit l’organisation, le projet est généralement découpé en phases, chacune d’entre elles ayant des objectifs bien précis.

On peut à titre indicatif rappeler qu’un projet de conception se décompose classiquement en quatre phases :

1) définition fonctionnelle (ce que fait le produit à concevoir) ;

2) définition conceptuelle (comment il le fait) ;

3) définition formelle (de quoi il est constitué) ;

4) définition de détail (les spécifications de ses composants).

Si le projet inclut une phase de réalisation, on trouvera en plus :

5) l’approvisionnement, et la production ou la fabrication ;

6) la mise en service, la mise au point.

Il peut paraître naturel de positionner les revues au démarrage de chacune de ces phases. Mais lorsque ces phases comportent plusieurs tâches en parallèle, cela suppose qu’elles commencent et finissent ensemble… Il est donc souvent préférable de faire des revues à intervalle régulier, en reprenant le projet plutôt objectif par objectif, que phase par phase…

Qui ?

La revue de projet est un point de rencontre entre les acteurs du projet et les parties intéressées, notamment :

• le chef d’entreprise, le ou les décideurs ;
• ceux à qui l’objet du projet est destiné (dont les utilisateurs, les clients…) ;
• les partenaires, contributeurs extérieurs.

Les formes modernes de travail collaboratif ont tendance à répartir le projet sur des équipes éclatées, travaillant à distance sur des supports immatériels. La revue est une occasion pour que chacun ait une vue d’ensemble du projet et des enjeux de sa propre contribution sur le résultat d’ensemble. Il faut donc privilégier une réunion avec une présence physique des participants. À défaut, cherchez à utiliser des outils de téléconférence qui établissent un contact visuel permettant de se voir et de voir des éléments concrets du projet.