Rédiger les définitions de poste ou de fonction

Pour faciliter la rédaction et la lecture, on utilisera seulement le terme « Définition de fonction » dans la suite de cette fiche. En effet, on peut considérer que les différences entre une définition de fonction et une définition de poste sont essentiellement d’usage, donc mineures.

Dans la pratique et selon l’usage donc, le terme « poste » pourra se substituer à « fonction » sans inconvénient. En revanche, la formulation « Fiche de poste » est plus utilisée comme instruction à un poste d’exécution, pour une tâche élémentaire en production par exemple, où elle précise alors les exigences spécifiques du poste et complète la définition de fonction de l’opérateur qui y est affecté.

Une fois la décision prise, place aux autres questions pratiques :

• Qu’est-ce qui peut motiver le besoin de rédaction d’une définition de fonction ?
• Quelles sont les données d’entrée d’une définition de fonction ?
• Qui rédige ou actualise, valide, approuve, communique et enregistre ces documents ?
• Quels sont les liens qui assurent la cohérence et la complémentarité entre les documents sans redondance ?
• Quel est en conséquence le contenu d’une définition de fonction ?

Chaque acteur effectue au moins une tâche dans l’organisme dans lequel il est employé. Dans les organismes de petite taille, chacun est amené à effectuer un grand nombre de tâches. A contrario, dans les grandes institutions ou entreprises, il y a un nombre important d’acteurs et il devient alors impératif de savoir « qui fait quoi ? ».

En complément à l’organigramme, la définition de fonction permet de retranscrire de façon synthétique, concrète et formelle les missions, tâches, activités, responsabilités individuelles du titulaire en :

• précisant les compétences et aptitudes nécessaires pour réussir à exercer la fonction ;
• tenant compte des contraintes du contexte (normes, législation, etc.).

Il est recommandé que les définitions de fonction servent de base à la rédaction d’annonces à fin de recrutement et soient annexées au contrat de travail. Elles complètent et précisent l’organigramme et synthétisent sans les dupliquer, les tâches des acteurs des processus. Elles servent à informer les acteurs sur leurs rôles respectifs dans l’organisation. Elles doivent pouvoir être consultées par chacun des membres de l’organisme.