La nouvelle approche documentaire de la V. 2015

Les exigences relatives à la documentation se retrouvent dans le chapitre 7.5 de la norme, sous l’intitulé « informations documentées ».

Ce changement de vocabulaire par rapport aux précédentes versions du référentiel est le résultat de l’harmonisation des normes de système de management.

Le terme « informations documentées » regroupe à la fois les anciennes appellations de « procédure documentée », « document » et « enregistrement » :

• à chaque fois qu’il est question de formaliser des manières de faire, le référentiel utilise la locution générique « tenir à jour des informations documentées » qui peut s’appliquer pour un mode opératoire, une procédure documentée, un manuel qualité, un plan qualité ou tout autre objet porteur d’informations susceptibles d’être mises à jour ;
• lorsqu’il est question de conserver des informations, par exemple en tant que preuves de réalisation ou de résultats d’une tâche, le référentiel opte pour l’expression « conserver une information documentée » en guise de photographie immuable de ce qui s’est passé ou a été fait à un moment précis.

Ce qui veut dire que le référentiel s’intéresse au contenu (information) plutôt qu’au type de support et qu’il différencie les informations susceptibles de mises à jour de celles qui sont conservées pour traduire un état d’informations à un moment donné.

Par ailleurs, il est à noter que lorsque le terme « information » est utilisé seul, sans le complément « documentée », cela veut dire qu’il n’y a pas d’exigence de document associé ; l’entreprise décide de ce qui est nécessaire et approprié dans son cas.

Les exigences relatives à la gestion de la documentation (chapitre 7.5) n’ont pas changé. Les principes de base d’identification, de rédaction, de vérification et validation, de diffusion, de modification, de conservation et d’élimination sont présents, applicables selon le type d’information documentée.

Pour entrer un peu plus dans le détail des exigences de documentation, on note que :

• le manuel qualité n’est plus exigé en tant que tel. En revanche, le domaine d’application du système de management, jadis habituellement décrit dans le manuel qualité, doit être « disponible et tenu à jour sous la forme d’une information documentée » (chapitre 4.3, cf. Le domaine d’application du système de management de la qualité), l’entreprise ayant le choix du support et de la forme à lui donner ;
• la description des interactions entre processus, autre emblème documentaire des versions antérieures, n’est plus exigée. Malgré tout, les processus nécessitent d’être établis et tenus à jour (chapitre 4.4) ;
• la liste des procédures n’est plus, non plus, une exigence documentée ;
• en revanche, la politique qualité et les objectifs qualité demeurent des exigences à documenter (chapitre 5.2.2 et 6.2) ;
• concernant les procédures et autres documents de travail, au-delà de la liste des informations documentées exigées par le référentiel, il est laissé la liberté aux organismes de décider des informations documentées qu’ils jugent nécessaires pour un fonctionnement efficace des processus (cf. § 4.4.2) et du SMQ (cf. § 7.5.1).