Créer des formulaires pour faciliter et harmoniser les méthodes de travail

Outil qualité par excellence

Aussi loin que l’on remonte dans l’histoire de la qualité en entreprise, l’outil formulaire est présent pour unifier, codifier, formater, standardiser les types d’informations utilisées dans les différentes activités d’une entreprise.

Par exemple, il aide l’émetteur d’une demande d’achat ou d’une expression de besoins d’un client pour une prestation de telle sorte que la personne ou le service instructeur de la demande ou de la mise en œuvre de la prestation dispose de toutes les informations nécessaires pour réaliser son travail.

Un formulaire peut également servir pour établir les éléments de preuves de la réalisation d’activités et/ou de résultats obtenus à des fins par exemple de traçabilité.

Les premiers systèmes qualité, aussi bien que ceux qui, aujourd’hui encore, exploitent des informations circulant essentiellement sous format papier, sont souvent structurés selon le schéma suivant, devenu iconique et connu sous le terme de « pyramide documentaire ».

Pyramide documentaire

Quelles déclinaisons actuelles ?

Aujourd’hui, dans le monde professionnel de plus en plus numérique, l’architecture suggérée par la « pyramide documentaire » perd de sa pertinence dans la mesure où l’outil informatique a entraîné une répartition ordonnée de la création et de l’exploitation des informations aux services et personnes concernées.

Par exemple, le classique formulaire de déclaration d’un événement indésirable, regroupant plusieurs rubriques (par exemple déclaration de l’événement, analyse des causes, proposition de solutions, décision d’actions, suivi de la mise en œuvre des actions, bilan) à remplir successivement par différents services et acteurs, pourra être décomposé en plusieurs sous-formulaires, via un workflow structuré.

Ainsi, chaque service et acteur concerné est alerté à son tour avec un accès en lecture aux informations déjà saisies par les services qui l’ont précédé, selon la procédure prévue par le système qualité.

La numérisation des activités conduit ainsi à articuler et regrouper les informations des procédures avec celles des formulaires et des enregistrements, activité par activité, suivant la chronologie définie dans les processus de traitement concernés.

Le numérique permet mieux qu’avant de gérer les flux d’activités et d’informations liés, au service de l’efficacité et de la fiabilité. Pour cela, il convient parfois de changer de paradigme concernant le système de management de la qualité.