Comment préparer et mener une réunion efficace ?

L’utilisation de la méthode « TOP » permet de préparer méthodiquement la réunion en définissant les principaux objectifs de la réunion :

Toutes ces informations doivent ensuite être retranscrites dans un ordre du jour présentant :

• le TOP ;
• la liste de participants (il est possible, et même recommandé, d’y faire figurer le rôle de chacun, la raison de sa présence, qui ne tient pas forcément compte que de sa fonction mais aussi de la valeur ajoutée qu’il pourra apporter dans la réunion) ;
• les aspects matériels tels que le lieu, l’heure de la réunion, la durée, etc.

Les participants : les choisir, les préparer

Le choix des participants doit se faire en tenant compte de plusieurs critères : la compétence, l’autorité et l’intérêt vis-à-vis du ou des sujets abordés. Dans tous les cas, hormis pour les réunions d’information, il est important de limiter le nombre de participants à dix. Au-delà, l’animation devient plus difficile.

Des éléments de préparation peuvent aussi être remis aux participants afin qu’ils puissent les compléter ou se préparer. Ces éléments peuvent être des synthèses, analyses, graphiques, conclusions des précédentes réunions, etc.

La logistique garante d’une bonne organisation

Vient enfin la préparation des éléments logistiques (souvent négligés) tels que le tableau blanc, rétroprojecteur, matériel audiovisuel, les feutres, etc.

Il convient de s’assurer également du bon fonctionnement de ces équipements. Il n’est pas du meilleur effet de faire attendre les participants 15 minutes le temps que l’animateur trouve un feutre qui fonctionne correctement.