Risk Manager, un acteur indispensable à l’équipe de management du projet

L’analyse de risques consiste à identifier, quantifier et mutualiser les risques en mettant en place des plans de traitement adaptés tout au long de la vie du projet. La maîtrise des risques dépend de la capacité du Risk Manager à communiquer efficacement avec l’ensemble des acteurs pour prévoir ce qui pourrait avoir des impacts positifs ou négatifs sur le projet et ainsi traiter les risques ou favoriser les opportunités, d’où son rôle clé.

S’assurer de l’exhaustivité des risques (structure de risques « RBS » et risques non identifiés)

L’analyse doit vous permettre d’être le plus exhaustif possible afin de n’oublier aucun risque.

Dans cette optique, il est important de créer des catégories de risques adaptées au domaine d’activité de l’entreprise.

Ces catégories, regroupées en structure, permettront par la suite de :

• s’assurer de l’exhaustivité de l’analyse ;
• remonter une vision consolidée des risques à l’entité supérieure.

Pour parvenir à créer cette décomposition, il est recommandé de s’appuyer sur l’existant. Si des analyses de risques ont déjà été menées dans l’entreprise, il est conseillé de partir de ces analyses et d’essayer de regrouper les risques en catégories. Par exemple, si l’entreprise sous-traite un grand nombre d’activités, le niveau 1 de la RBS (risk breakdown structure) pourrait être « externe » plutôt qu’« interne ». Si aucune analyse ne préexiste au sein de l’entreprise, il faut s’interroger sur les principaux risques et commencer à créer des catégories.

Une fois cette première liste établie, il est recommandé ensuite d’aller voir quels sont les référentiels et pratiques en vigueur, et de s’appuyer sur les différentes décompositions existantes, dans les normes par exemple, pour compléter la liste afin de la rendre exhaustive et utilisable sur les différents projets.

Même après avoir convergé sur cette structure, cette RBS ne sera pas figée dans le marbre et devra être réinterrogée selon une périodicité adaptée aux besoins du projet.

Homogénéiser les visions

Pour réaliser les activités rappelées ci-dessus, le Risk Manager doit mobiliser des savoir-faire qui ne sont pas que techniques. Lorsqu’un Risk Manager réalise une analyse, il rencontre un grand nombre d’acteurs. Ceux-ci ont des sensibilités différentes et une aversion plus ou moins forte aux risques. Ainsi, pour un même risque, vous pourrez rencontrer les réactions suivantes :

• on ne va jamais arriver à l’éviter ;
• 50 % de probabilité, cela veut dire que l’on a une chance sur deux de ne pas tomber dedans ; tout va bien ;
• c’est notre travail quotidien que de l’éviter, je ne vois pas pourquoi on mettrait un risque important sur ce sujet ; laissez-vous entendre que nous ne travaillons pas bien ?

Le rôle du Risk Manager est alors de confronter les approches des différents acteurs et de se faire sa propre opinion afin de donner une vision la plus juste possible du risque et la plus harmonisée possible sur l’ensemble. Ceci va permettre, entre autres, d’éviter que le risque le plus important soit systématiquement donné par l’acteur le plus alarmiste.

Collecter les données et proposer des actions

Un autre aspect comportemental important de la fonction du Risk Manager est d’insuffler une culture adaptée au sein du projet.

Ainsi, pour la formulation des actions contenues dans les plans de traitement, la règle est simple et peut être rappelée ici :

• une action commence par un verbe d’action ;
• une action est précise et permet de faire baisser l’impact du risque ou la probabilité ;
• une action est attribuée à un pilote unique.

Cependant la mise en application de cette règle peut s’avérer difficile dans un contexte peu coutumier d’une approche par les risques, ce qui est encore fréquent. Elle nécessite donc bien souvent du temps et de la patience pour faire évoluer les comportements et développer la culture risques de l’entreprise.

Contribuer à la réussite du projet

Il existe trois façons de gérer les risques d’un projet (gestion comptable des risques, management des risques, management par les risques) et le rôle du Risk Manager varie beaucoup d’un mode à l’autre. Il est a minima un support à la décision du chef de projet et, dans une organisation où le management se fait par les risques, le bras droit du chef de projet. Dans tous les cas, il est un maillon essentiel à la réussite car le niveau structurel d’incertitude lié au projet rend indispensable une bonne appréhension des risques durant tout le projet afin d’anticiper et de réduire les difficultés potentielles de toutes natures qui peuvent l’affecter. La qualité du management des risques d’un projet est donc un indicateur clé de ses chances de succès.