Répertorier les coûts à suivre sur Excel : repères

Afin de bien préparer l’avenir, il apparaît crucial d’améliorer la prévision et de mettre en place un processus de pilotage. Ce processus vous permet de contrôler de manière intégrée les évolutions techniques et de respecter les objectifs de qualité, de planning et de coûts. En l’absence d’outils de gestion de projet intégrés, le développement d’outils sur Excel associé à un processus de gestion de projet peut aider à atteindre cet objectif.

L’approche consiste à suivre l’avancement général du projet au niveau le plus pertinent du projet, c’est-à-dire chaque lot ou Work Package (WP). Le lot regroupe un ensemble cohérent de tâches qui permet la livraison en temps et en heure, avec la maturité requise d’un équipement défini dans l’organigramme produit (ou Product Breakdown Structure, PBS). Dans le cadre d’une activité dite transverse, le WP peut être également un ensemble d’activités conduisant à la maturité ou à un avancement technique d’un ensemble d’équipements. Le WP a été défini comme une activité représentant environ le travail de 10 équivalents temps plein (ETP ou FTP) par an.

Ainsi, le responsable d’un lot a en charge le suivi technique mais aussi la gestion des coûts et du planning de son activité. Il est à noter que, de par l’organisation matricielle, il reçoit des objectifs de son responsable de sous-projet et de son responsable hiérarchique dans le métier. Le responsable de lot devient un responsable de projet.

Le rôle du responsable de lot (WP)

Cette démarche, encouragée au plus haut niveau, s’accompagne d’une série d’aides et de soutiens apportés par le programme visant à assister le responsable de lot dans ses fonctions :

• la mise en place de ce nouveau processus est assortie d’une série d’ateliers et de formations permettant ainsi aux responsables de WP de mieux appréhender les tenants et aboutissants du projet ;
• les objectifs financiers, notamment, ont été définis et partagés conjointement dans les axes métier et programme. Le responsable de WP reçoit ainsi les mêmes instructions venant des deux axes ;
• des revues d’avancement mensuelles sont mises en place et/ou renforcées entre les responsables de lot, les leaders de sous-projet et les niveaux supérieurs, afin de partager et valider les prévisions des équipes. Ces forums de discussions constituent le lieu privilégié de rencontres et de discussions entre les différents acteurs du processus ;
• des outils de suivi des évolutions de prévision au niveau du WP sont mis en place. Le principal outil est la fiche de lot (ou Work Package Description, WPD) avec le Cost Summary Report (CSR), faisant partie intégrante de la fiche de lot.

En six pages maximum, la fiche de lot (WPD) décrit l’ensemble des tâches à réaliser au cours du projet afin d’atteindre les objectifs de coût délais et qualité imposés sur le projet. L’entête de la fiche de lot est constitué de l’ensemble des informations permettant de relier le lot au Work Breakdow...

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