Organiser une réunion de lancement de projet

Cette réunion de lancement est nécessaire afin que se rencontrent les acteurs ou les parties prenantes du projet et que soient posées, en toute confiance, les bases de leur future collaboration (rôles, responsabilités, communication, etc.).

Le projet devient concret, le chef de projet et l’équipe projet acquièrent toute leur légitimité ; la direction et les éventuels partenaires (internes ou externes) du projet y marquent leur engagement.

La réunion a lieu au tout début du projet. Elle constitue un livrable du projet et elle peut en matérialiser la date de démarrage officiel ou marquer une date importante dans la vie du projet.

Elle valide les rôles, les missions et les documents qui permettent de passer à la phase opérationnelle du projet.

La réunion doit rappeler le contenu du contrat du client, l’offre du fournisseur, les correspondants, les dates clefs des livrables.

Le chef de projet doit passer du temps à la préparer et l’organiser.

L’outil Bien gérer une réunion rappelle à l’organisateur (le chef de projet) les éléments nécessaires pour sa bonne réussite.

Déterminer les objectifs et livrables de la réunion de lancement

C’est au chef de projet de rappeler les objectifs de cette réunion. Il s’agit de :

• valider l’organigramme du projet et les responsabilités de chacun ;
• valider le plan de management (PMP), ou encore le plan d’assurance qualité du projet (coûts, délais, qualité, risques, communication, etc.) ;
• obtenir un consensus sur le projet, notamment les enjeux, objectifs, planning, ressources, périmètre (ce qui en fait partie et ce qui n’en fait pas partie, etc.) ;
• mettre les acteurs en confiance.

Sont invitées toutes les personnes impliquées dans le projet

Il s’agit :

• du client ou son représentant ;
• des membres de l’équipe projet ;
• des membres du comité de pilotage.

Pour s’assurer de la présence des bonnes personnes lors de la réunion de lancement, il est essentiel d’engager une réflexion sur les parties prenantes du projet.

Prévoir l’animation de la réunion

Anticiper l’animation et le déroulement de la réunion en élaborant au préalable :

• son agenda ;
• ses différents temps (présentation, interventions, réflexion, travail en groupe…) ;
• ses temps de pause.

Préparer les documents à présenter

L’aspect documentaire doit également être planifié, en :

• déterminant les documents à présenter ;
• préparant les supports de présentation.