Les apports de l’approche systémique pour le management de projet

Les concepts indispensables à connaître sont multiples.

Système

Un ensemble d’éléments interagissent entre eux selon certains principes ou règles. Un système est composé de ses éléments, des liens d’interactions, et d’une frontière qui permettra d’échanger avec l’extérieur, de l’énergie, des informations et de la matière.

Finalité

Un système poursuit une finalité. La finalité émerge de l’ensemble des éléments d’un système. Elle peut être différente de l’objectif assigné au système. Ainsi, certains projets poursuivent des finalités différentes de leurs objectifs initiaux. Il est possible, par exemple, qu’un projet de construction d’une ligne de TGV ait pour finalité la satisfaction des élus plutôt que l’augmentation de la vitesse de transport, qui est l’objectif officiel.

Rétroaction

C’est un retour d’information suite à un effet qui s’est exercé sur un dispositif. Exemple : le projet est en retard. Des mesures sont prises pour réduire les retards. Si l’effet de ces mesures provoque une amélioration des délais, il s’agit alors d’une rétroaction négative. Le phénomène « retard » diminue. Si les délais augmentent suite aux mesures, alors il s’agit d’une rétroaction positive. Les retards sur le projet vont augmenter. Les actions que le responsable de projet entreprend pour maîtriser son projet ainsi que le succès ou l’échec de ces actions peuvent être représentés par des boucles de rétroactions.

Causalité circulaire

En systémique, les influences (causalité) sont analysées de façon circulaire. Ainsi, la diminution des ressources compétentes sur un projet aura pour effet une augmentation des erreurs sur les tâches effectuées. Des compétences accrues sont nécessaires pour résoudre les erreurs, mais à défaut de ressources compétentes, les erreurs vont encore augmenter.

Effet de délai

Il explique les phénomènes chaotiques, donc imprévisibles, sur un projet. Ainsi, l’effet de délai est un retour de l’action décalé dans le temps. Ce décalage dans le temps peut renforcer de façon conséquente une tendance ou l’inverser. Cela s’explique par le fait que des éléments influencent de façon inattendue le cours de cette action (le contexte du projet qui évolue, l’anticipation des acteurs, etc.). Ces derniers engagent par exemple des dépenses en prévision d’un travail à faire sans attendre le retour sur les tâches précédentes… qui vont remettre en cause les dépenses anticipées. Les résultats de l’action tardent à se faire sentir ; les actions correctrices viennent à contretemps et créent ainsi des perturbations dans le déroulement du projet.

Homéostasie

Il s’agit de la capacité que peut avoir un système à conserver son équilibre de fonctionnement en dépit des contraintes qui lui sont extérieures. La perturbation de l’avancement du projet par un événement extérieur n’arrête pas le projet et ne fait que ralentir l’avancement temporairement avant que le projet retrouve son rythme de croisière.

Variété requise

Les mécanismes internes de régulation doivent être au moins aussi variés que l’environnement avec lequel ils composent. Une équipe projet sera, selon cette loi, plus à l’aise pour traiter l’imprévu si sa composition et ses compétences sont variées. Ainsi, un spécialiste sera efficace face à une tâche spécialisée. Cependant, il sera vite mis à mal si l’environnement change alors qu’une équipe à compétences variées prendra davantage de temps sur une tâche spécialisée mais saura se mobiliser efficacement et rapidement face à un changement d’environnement.

Le processus peut être structuré de la façon suivante. Dresser la carte des acteurs Une bonne façon d’approcher la complexité dans un projet est de dresser la carte des acteurs. Il suffit alors d’un tableau blanc pour dessiner les différents acteurs du projet sur le tableau. Nul besoin de le faire ...