Le cycle complet du projet

Le logigramme du projet présente les étapes successives à aborder.

Pour ce faire, un Management du projet sera mis en place.

Prenez connaissance de la carte mentale (Mind map) de la phase appel d’offres pour comprendre le contour ce cette phase.

Abordez la phase prospection puis la consultation

Avec vos équipes dédiées par pays, par client ou par produit, veillez aux besoins des clients susceptibles d’investir sur des projets du domaine de compétence de l’entreprise.

Aidez-vous des organismes qui ont aussi en charge de publier des appels d’offres :

• BOAMP, le bulletin officiel des annonces des marchés publics ;
• JOUE, Journal officiel de l’Union européenne, qui est une publication périodique publiée par l’Office des publications de l’Union européenne ;
• La Banque mondiale, institution financière internationale, qui accorde des prêts à effet de levier à des pays en développement pour des projets d’investissement.

Préparez-vous à répondre aux offres

• Constituez une équipe d’offres avec des interlocuteurs commerciaux et techniques.
• Réalisez une préétude avec les services concernés (R&D, ingénierie…).
• Construisez une offre technique répondant aux spécifications du client avec des plans guides illustrant le contour technique.
• Annoncez des performances reposant sur le retour d’expérience de l’entreprise sur des projets similaires ou correspondant à des essais spécifiques réalisés pour cette offre.
• Proposez une offre commerciale avec une décomposition des prix suivant la demande client, un planning associé, des conditions de paiement et une validation ou des propositions sur les clauses contractuelles imposées.
• Abordez aussi les aspects pénalités techniques et de retard, garanties, caution….

Soyez prêts pour la Phase de clarification & la Sélection d’une short-list

Vous devrez être à l’écoute du client lorsqu’il procède à une analyse comparative des différentes offres sur la base de matrice de choix multicritères :

• prix ;
• performances ;
• garanties ;
• schéma industriel proposé ;
• solidité financière du soumissionnaire.

 l’issue de cette phase, le client va souvent sélectionner les deux offres qu’il juge les plus pertinentes et constitue ainsi une short-list pour poursuivre les négociations.

Préparez l’actualisation de l’offre

• Soyez parmi les deux soumissionnaires retenus qui reçoivent un cahier des charges mis à jour par le donneur d’ordre et une série de questions formulées sous forme de clarifications de l’offre initiale.
• Formulez des réponses précises et engageantes sous forme de tableaux de valeurs de performances garanties par exemple.
• Notez bien que ce nouveau cahier des charges peut profiter d’améliorations proposées par les différents fournisseurs pour améliorer le projet/produit souhaité par le client.

Participez à l’étape BAFO (Best And Final Offer)

• Proposez votre meilleure offre finale avec un nouveau prix, des conditions commerciales et contractuelles associées, un planning.
• Apportez une réponse détaillée aux clarifications et questions posées par le client.

Gagnez le contrat

Celui-ci est généralement composé des pièces suivantes :

• pages de signature du contrat (1-2 pages seulement) ;
• conditions générales du contrat ;
• conditions particulières complétant et révisant les conditions générales ;
• cahier des charges/spécifications ;
• annexes (bordereau des prix, garanties de performance, délai contractuel/planification, modèles : garanties bancaires, certificat de réception, etc.).