Information, communication et retour d’expérience dans les projets

Le management de l’information du projet comprend tout ce qui concerne l’élaboration du plan de management du projet, son développement tout au long du projet, le management et le contrôle des changements, la production et la mise à jour des documents de management et de pilotage associés. Il intègre donc :

• les livrables clefs du projet, dont la charte de projet, le plan de management du projet et le bilan du projet ainsi que les documents qui ont présidé à leur élaboration et à leur mise à jour, tels que les livrables du projet et le plan de communication du projet ;
• les documents de pilotage et de suivi du projet, notamment les rapports d’avancement, le rapport mensuel du projet pour le client, les rapports du projet pour le management, les décisions de pilotage et de management des changements jusqu’à la clôture du projet, le rapport de clôture du projet.

Les besoins des parties prenantes devront être écoutés, analysés et pris en compte tout au long du projet.

Informations à retenir quant au support de communication

La diffusion de l’information implique de transmettre l’information aux parties prenantes, conformément au plan de communication, et de se rendre capable de répondre aux besoins qui apparaissent en cours de projet. Il est recommandé au chef de projet d’anticiper ces besoins des parties prenantes.

Le chef de projet doit s’assurer de la transmission de l’information dans sa globalité et de sa bonne compréhension par celui qui la recevra.

La communication peut prendre des formes multiples via de nombreux canaux de distribution et de diffusion. Le chef de projet devra les comprendre et adopter les mieux appropriés, notamment pour l’information aux équipes à distance et pour tenir compte de l’aspect multiculturel des équipes.

La planification de la communication regroupe l’identification, l’analyse, la hiérarchisation et l’engagement des parties prenantes. La communication est le facteur le plus important pour s’engager efficacement avec les parties prenantes. La planification de la communication pour le projet implique de prendre en compte les éléments suivants :

• Qui a besoin d’informations ?
• De quelles informations chaque partie prenante a-t-elle besoin ?
• Pourquoi les informations doivent-elles être partagées avec les parties prenantes ?
• Quelle est la meilleure façon de fournir des informations ?
• Quand et à quelle fréquence l’information est-elle nécessaire ?
• Qui dispose de l’information nécessaire ?

Il peut y avoir différentes catégories d’informations, telles qu’internes et externes, sensibles et publiques, ou générales et détaillées. L’analyse des parties prenantes, des besoins en information et des catégories d’information constitue la base de l’établissement des processus et des plans de communication pour le projet.

Communication et engagement du projet

Une grande partie du travail du projet est associée à la communication et à l’engagement, en particulier le travail associé au maintien de l’engagement des membres de l’équipe du projet et des autres parties prenantes. Comme décrit dans le domaine de performance des parties prenantes, la communication comprend la communication formelle et informelle, en plus de la communication verbale et écrite. L’information peut être recueillie lors de réunions, de conversations et en extrayant des informations de référentiels électroniques. Une fois collectées, elles sont distribuées comme indiqué dans le plan de communication de la gestion de projet.

Au quotidien, il y a des demandes d’informations, de présentations, de rapports et d’autres formes de communication. Une abondance de demandes de communication peut indiquer que la planification de la communication n’était pas suffisante pour répondre aux besoins des parties prenantes. Dans cette situation, il peut être nécessaire d’impliquer davantage les parties prenantes pour s’assurer que leurs besoins en information sont satisfaits.