Faire une présentation motivante du projet à tous les acteurs, les enjeux

De nombreux projets peuvent se trouver en échec, et les causes principales sont liées à une carence ou une mauvaise qualité de communication (cf. Les causes d’échec des projets).

L’équipe et le chef de projet doivent donc connaître et suivre des conseils, principalement pour améliorer la communication, et les transmettre à l’équipe pour la bonne réussite de leur projet (cf. Les conseils pour la réussite des projets).

Faire une présentation motivante

En premier lieu, il sera nécessaire et primordial de bien organiser et hiérarchiser l’ensemble des données ou messages collectés et que vous souhaitez « faire passer ». Cette dernière expression est au cœur de votre présentation : vous devez construire votre présentation de façon que votre message soit entendu, compris et suscite l’adhésion ou, au moins, mettre en évidence les interrogations et réticences, des participants. Il ne s’agit pas simplement d’émettre des informations : vous devez vous assurer qu’elles ont été comprises et que vous aurez convaincu les sceptiques !

L’objectif de la réunion ne peut donc pas se limiter à de l’information et à décrire ce que vous allez faire en tant que chef de projet, membre du comité de pilotage, chef de lot, etc.

La réunion doit avoir plusieurs objectifs, chacun découlant de l’autre.

• Parties prenantes, direction, membres de l’organisme et équipe projet doivent être convaincus de l’intérêt de l’objet du projet pour l’entreprise et identifier les livrables qui s’y rapportent et leur rôle à jouer sur chacun.
• Chacun doit comprendre que la gestion en mode projet est la meilleure option dans le cas présent, en raison du caractère multidisciplinaire et novateur du produit du projet et de la nécessité d’adaptation rapide du déroulement du projet autant que de besoin. Cette situation implique de mettre en place une organisation temporaire transversale, fondée sur la confiance et la compétence et moins sur le pouvoir hiérarchique, ainsi qu’un management spécifique dans le cadre de ce projet, notamment son propre fonctionnement avec ses propres livrables, distincts de ceux de l’entreprise.
• Chacun doit également comprendre clairement quelle est sa contribution attendue dans le cadre du projet et comment cela va s’articuler avec ses missions habituelles dans son service ; chacun a un rôle et des responsabilités vis-à-vis du projet, du chef de projet et du client.

Si, à l’issue de la réunion, l’ensemble des équipes ainsi rassemblées ont compris ces trois points et y adhèrent, vous vous prémunissez contre bien des obstacles, des réticences et des oppositions. Il est primordial aussi d’impliquer la direction de l’entreprise pour avoir son soutien et son arbitrage lors de choix stratégiques demandant une gestion des priorités au sein de plusieurs projets menés dans l’entreprise.

Être exhaustif dans le contenu

Le support de la présentation, ses éventuelles annexes et une communication plus ciblée ou individualisée devront permettre de gérer les informations pratiques comme les dates à retenir, les actions que chacun aura à entreprendre, et le jalonnement temporel des livrables contractuels.

Parmi les annexes éventuelles :

• prévoyez une liste partagée « en ligne », répertoriant qui fait quoi au sein des équipes du projet ;
• prévoyez un annuaire centralisé « en ligne », répertoriant la liste des correspondants du projet avec leurs fonctions et leurs coordonnées ;
• prévoyez également un annuaire du même type pour certaines ressources de l’entreprise, qui pourraient s’avérer précieuses pour le projet ;
• structurez sur le réseau informatique un répertoire des différents items du projet afin de placer et retrouver facilement toutes les informations (documents d’offres, contrats, listes, livrables…)