Définir les besoins d’information, collecter cette information relative au projet et la partager suivant sa cible

La définition des besoins des parties prenantes puis la collecte des informations correspondent au processus « rendre des comptes » dans un contexte projet.

Il est donc nécessaire de :

• identifier votre cible et déterminer à qui rendre des comptes (interne, externe au projet, à l’entreprise) ;
• connaître les informations dont la cible a besoin, savoir ce que vous souhaitez porter à sa connaissance ;
• savoir identifier les sources d’information fiables et qualifier les nouvelles sources ;
• collecter l’information avec efficacité ;
• préparer l’exploitation de l’information ;
• communiquer ensuite les informations du projet de manière structurée et adaptée à l’auditoire.

Cette fiche vous donne des détails pratiques pour mettre en œuvre ce processus avec une efficacité durable, et vous permet d’atteindre l’objectif de la communication en déployant un minimum d’énergie et de moyens.

Les outils de communication présentés permettront aux directeurs de projet d’informer et d’échanger avec leurs équipes, les clients et le management sur le bon déroulement des projets.

Étapes :

• 1 - Définir le contexte, s’inscrire dans un cadre pour déterminer les besoins des intervenants
• 2 - Identifier la cible et les besoins en information
• 3 - Synthétiser et valider les informations pour les partager ensuite
• 4 - Des exemples d’informations partagées en cours de projet illustrées par des outils de communication