Communiquer sur les risques et opportunités du projet

Au même titre que la définition du scope, la structuration en lots de travaux, la préparation d’un planning, l’estimation et la décomposition des coûts grâce au budget, l’offre devra être aussi construite avec une liste et une analyse de risques pour constituer des provisions et prévoir des opportunités qui pourront améliorer la marge financière du projet.

Le projet va vivre avec ses risques, les périodes de crise sont inévitables !

Tout organisme ou tout projet exposé par nature à l’émergence de crises lorsque des risques viennent à se révéler. L’ampleur et les conséquences de ces crises peuvent être réduites par une bonne préparation en amont. L’équipe projet restera toujours en veille, car bien qu’une analyse préliminaire de risque a été prévue, des faits inattendus nouveaux pourront venir perturber le projet. A contrario, l’équipe pourra saisir au bon moment des signaux positifs que sont des opportunités qu’il faudra concrétiser et mettre en valeur pour venir, en contrepartie, les équilibrer face au risque afin de préserver voire d’améliorer le résultat financier du projet.

Une méthode peut être appliquée au stade de l’offre pour essayer d’identifier ce qui peut venir perturber le projet sur ses aspects techniques, commerciaux, financiers (cf. Démarche d’optimisation en début de phase d’exécution du projet).

Un registre de risques prévisionnels doit être établi. Pour cela, la méthode proposée par le PMI propose une suite logique d’étapes.

• Elles commencent tout d’abord par une phase d’identification.
• Ensuite, chaque risque est analysé qualitativement en termes de causes et conséquences.
• L’objectif est de croiser la probabilité d’occurrence et l’impact de chacun des risques (leur gravité) sur les objectifs du projet afin de définir leur criticité.
• L’objectif est également d’élaborer des plans de réponse à chacun des risques identifiés comme critiques. Cette étape vise à déterminer pour chacun des risques une ou plusieurs réponses permettant d’éviter ou d’atténuer le risque.
• Les risques sont alors comparés les uns aux autres et des priorités relatives sont établies afin de les hiérarchiser.

Les risques doivent être catégorisés.

• Risques techniques ou de performance : risques pouvant altérer les performances finales du projet (par exemple : non-qualité́, exigences technologiques trop élevées, délais trop longs, etc.).
• Risques programmatiques : risques pouvant altérer le bon déroulement du projet (par exemple : manque de ressources, coûts, délais sous-estimés, mauvaise planification, mauvais usage des outils, etc.).
• Risques externes au projet : risques externes pouvant altérer le fonctionnement global du projet (par exemple : changements réglementaires ou légaux, risques environnementaux tels que conditions météorologiques exceptionnelles).
• Risques économiques : inflation, variation de taux de change.