Comment bien communiquer par courriel avec ses clients, son équipe et son management ?

Les bonnes pratiques du project management introduisent un document majeur en termes de communication : le plan de management.

Ce document décrit comment le projet sera exécuté et intègre plusieurs plans subsidiaires, dont le plan de la communication.

Il précise comment les communications du projet seront planifiées, structurées, surveillées et maîtrisées. Il peut aussi inclure des directives et des modèles pour la rédaction des courriels.

La communication devra être gérée via un processus qui permettra de créer, rassembler, distribuer, sauvegarder et archiver les informations du projet, conformément au plan de management en vigueur.

Ce processus va permettre d’établir entre les parties prenantes un flux de communication efficace.

Ainsi, la maîtrise de la communication va intégrer et structurer les informations suivantes :

• les besoins en communication des parties prenantes ;
• la raison de la diffusion de ces informations ;
• l’intervalle et la fréquence de diffusion ;
• la personne ou le groupe en charge de la diffusion de l’information ;
• la personne ou le groupe en charge de la réception de l’information.

L’intérêt est d’assurer entre tous les participants à la communication, grâce à un flux optimal, que les besoins en informations des parties prenantes du projet soient satisfaits.

Plusieurs systèmes de gestion de l’information existent et une variété d’outils seront utilisés.

Parmi eux, la gestion des communications électroniques est à citer (courriel, télécopie, messagerie, téléphone, visioconférence, et publications via internet).

Le chef de projet doit prendre en considération toutes les voies potentielles de communication comme indicateur de complexité du projet. Les considérations et délimitations de qui sera appelé à communiquer avec qui constituent un composant clef pour planifier les échanges réels sur le projet.

Les différentes sources permettant l’identification des exigences du projet en termes de communication sont les suivantes :

• les organigrammes ;
• les relations de responsabilité des parties prenantes ;
• les services internes et externes, métiers, concernés par le projet ;
• la logistique liée à la localisation des personnes impliquées ;
• le besoin en information interne ;
• le besoin en information externe ;
• les exigences des parties prenantes en information et communication.