Présentation
En anglais
RÉSUMÉ
L’évolution technique a été telle, ces dernières décennies, que le document numérique est maintenant intégré à la vie de toute entreprise, voire même à celle d’une partie des citoyens ; le papier ne représente plus tous les états possibles d’un document. L’objectif de cet article est de tenter de définir cet objet et de l’inscrire dans les techniques informatiques actuelles, d’analyser les pratiques nouvellement développées autour du document numérique et de la gestion des contenus, pratiques devenues incontestablement matures et robustes. L’évolution des processus de production qui lui sont rattachés modifie non seulement les besoins des utilisateurs mais également le contexte légal et réglementaire.
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Technological development has been so important over the last decades that the digital document is now integrated into the life of any company and even to that of a number of citizens; paper does not represent the only possible states of a document. The aim of this article is to try to define this object and inscribe it within the current computing techniques, analyze the newly developed practices concerning the digital document and content management, practices which have acquired maturity and robustness. The related evolution in the production processes not only modifies the needs of users but also the legal and regulatory context.
Auteur(s)
-
Gérard DUPOIRIER : Consultant
INTRODUCTION
II y a une vingtaine d'années, voire moins, l'introduction de l'expression « document numérique » dans le vocabulaire des directions informatiques s'est faite de façon particulièrement discrète. Très peu de responsables de l'époque s'intéressaient à cet objet. Leurs préoccupations étaient plutôt tournées vers la gestion des données afin d'établir des modèles conceptuels représentant des situations de gestion en entreprise.
L'évolution des besoins, en particulier de mise à jour rationnelle et fiable de la documentation des engins militaires et des centrales nucléaires, a conduit les rédacteurs techniques à s'interroger sur les capacités des techniques informatiques à prendre en charge ce nouvel objet. À cette occasion, sa complexité est vite apparue. Une double approche structurelle et sémantique a conduit à séparer le fond et la forme et, parallèlement, à décrire un processus de production et d'usage souvent dénommé « cycle de vie du document numérique ».
C'est à partir de ce moment que le concept de « document numérique » est né. Depuis, cet objet est pleinement pris en charge par les techniques informatiques. Fait paradoxal et amusant à souligner, les langages SGML et XML auxquels l'analyse descriptive des objets documentaires a donné naissance sont devenus des langages de référence de l'informatique en générale.
Aujourd'hui, les aspects techniques liés à la gestion de l'objet document sont largement robustes et matures. En revanche, de nouvelles interrogations se posent. Elles sont principalement liées à l'usage, par le plus grand nombre, de cet objet. II ne s'agit plus uniquement de documentations techniques mais de tous les documents qui interviennent dans l'activité des entreprises et la vie des citoyens.
L'objectif que se donne cet article est de montrer que les interrogations actuelles ne portent plus essentiellement sur l'objet lui-même, mais sur l'usage qui en est fait.
La très grande majorité des documents liés à la vie des entreprises et à celle des citoyens existe sous forme numérique. Ils représentent des volumes et des échanges déjà considérables en croissance exponentielle. Ils traduisent et traitent de sujets et de préoccupations extrêmement diverses.
En conséquence, les interrogations qui se posent maintenant sont d"ordre social. Elles ne sont plus uniquement d'ordre technique. Elles relèvent des usages. Elles sont liées au stockage et à la valeur probante des documents numériques, à la préservation des droits de la personne et à la traçabilité des échanges. Elles nécessitent bien évidemment des réponses adaptées des sciences et des techniques dans un cadre normatif indispensable pour assurer les échanges et accepté par tous les acteurs.
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Présentation
Introduction
En anglais
6. Conclusion
La question qui se pose souvent dans la mise en œuvre des techniques par les entreprises est de savoir si c'est l'évolution des techniques qui pousse les entreprises au changement. Ou, si c'est l'évolution de la demande (i.e. le marché) à laquelle sont confrontées les entreprises, qui sollicite I'avénément de nouvelles techniques encore plus performantes. Dans le domaine que nous venons d'évoquer, nous considérons que les techniques sont matures et robustes. Elles ont fait leur preuve et, financièrement, eIIes représentent des investissements que les PME et les PMI sont prêtes à effectuer. Globalement, nous sommes convaincus qu'actuellement les solutions techniques sont disponibles et que le dispositif légal n'est pas bloquant.
La preuve en est que les entreprises et les administrations s'engagent dans ce qu'il est convenu d'appeler l'économie du numérique. Pour les entreprises, il s'agit de gagner en productivité tout en s'inscrivant dans des marchés en cours de mondialisation. II s'agit aussi, pour certaines d'entre eIles, de tirer profit des techniques numériques et d'en faire des avantages concurrentiels. Pour les administrations, il s'agit de moderniser les services de l'État et de se rapprocher du citoyen. Les techniques numériques constituent ici un levier stratégique.
À juste titre, quelques interrogations se posent, principalement en matière de conservation des documents sous forme numérique. C'est certainement sur cette fonction que les contentieux les plus nombreux risquent d'apparaître. Contradictoirement, cela ne semble pas être un frein au lancement de projets de dématérialisation. Un travail pédagogique d'information et de formation est à conduire, mais pas uniquement sur cet aspect de conservation. L'ensemble des fonctions liées à la gestion du cycle de vie des documents est à prendre en considération. Manifestement, les acteurs concernés semblent s'y consacrer. Ils ont en effet pris en considération le fait que les fonctions de création, de gestion et de conservation soient à considérer simultanément. En d'autres termes, les modalités de production, de diffusion et de conservation sont à définir dès la conception des documents. En revanche, et au regard de la question que nous nous posions dans cet article « L'expression document numérique a-t-elle toujours un sens ? », il apparaît que le débat n'est pas terminé.
Poser la question globalement de la gestion des documents sous forme numérique n'est pas totalement satisfaisant. Poser celle de la gestion individualisée des contenus est d'une grande complexité...
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Conclusion
ANNEXES
1 Cadre de normes et de recommandations
Le tableau ne prétend pas donner une vision exhaustive des normes traitant des documents sous forme numérique. Certaines normes comme XML/SGML peuvent être mises en œuvre sur l'ensemble des étapes fonctionnelles. De même, certaines d'entre elles peuvent être communes à plusieurs étapes. Dans un souci de simplification, les normes et les recommandations sont citées une seule fois afin d'illustrer leur principale portée.
HAUT DE PAGE
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McKENZIE (D.F.) - La bibliographie et la sociologie des textes. - Éditions du Cercle de la Librairie (1991).
Dans les Techniques de l'Ingénieur
BACHIMONT (B.) - * - Indexation et archivage de contenus multimédias [H 7 500]. Base documentaire « Documents numériques. Gestion de contenu » (2007).
HAUT DE PAGE3 Contexte légal et réglementaire
Code civil
Article 1316-1
Loi 2000-230 du 13 mars 2000
L'écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l'écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu'il soit établi et conservé...
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