Informations documentées : généralités
Informations documentées et système de management environnemental ISO 14001 v. 2015

La norme ISO 14001 : « Systèmes de management environnemental : exigences et lignes directrices pour son utilisation » a fait l’objet d’une importante révision, à la fois sur la forme et sur le fond, en octobre 2015.

Sur la forme, la version 2015 adopte la structure HLS (High Level Structure) qui propose une organisation commune, en 10 chapitres, des différentes exigences des normes de systèmes de management. L’adoption de cette structure facilite l’intégration de l’ensemble de ces exigences au sein d’un seul et même système de management.

Sur le fond, cinq grandes tendances se dégagent de cette nouvelle version :

• l’analyse et la compréhension du contexte dans lequel évolue l’organisme en particulier en renforçant l’écoute des parties intéressées et en améliorant la communication ;

• le renforcement du leadership et la démonstration de la cohérence entre la vision stratégique des dirigeants et la démarche environnementale ;

• l’approche du management par les risques et les opportunités ;

• la maîtrise ou l’influence des impacts environnementaux sur l’ensemble de la chaîne de valeurs dans une perspective de cycle de vie ;

• l’approche « processus » largement encouragée qui se substitue, entre autres, à l’obligation formelle de disposer de certaines procédures.

Ces évolutions significatives ont pour conséquences immédiates d’entraîner une refonte majeure de la nature des informations documentées à mettre en place afin de pouvoir démontrer la conformité du système de management de l’environnement (SME) aux diverses exigences de la norme ISO 14001 v. 2015.

La version 2015 de la norme ISO 14001 introduit le terme unique d’« informations documentées » en lieu et place des termes « documentation » et « enregistrements » du SME.

Les informations documentées peuvent se rapporter :

• à la description du SME, en particulier à la description des processus en place ;

• aux informations créées pour faire fonctionner l’organisme (documentation), par exemple : modes opératoires, plans, notices, gammes, photographies, etc. ;

• aux preuves de résultats obtenus (enregistrements).

L’objectif principal de cet article est donc de permettre, aux organisations qui le souhaitent, d’appréhender correctement l’impact de cette évolution sur la description et le fonctionnement de leur système de management. Il met l’accent sur le type d’informations documentées exigées par la norme en proposant des formats qui répondent à ces exigences sans contrarier le fonctionnement harmonieux de l’entreprise, l’efficacité de son système de management et sa performance environnementale.

Une liste rassemblant, a minima, les informations documentées nécessaires à satisfaire les exigences de la norme est ainsi proposée à titre indicatif à la fin de chaque paragraphe du présent article. Chaque paragraphe de cet article correspond à un chapitre de la norme.

Cet article s’adresse aussi bien aux organisations qui souhaitent mettre en place un SME version 2015 qu’à celles qui souhaitent assurer la transition de leur SME de la version 2004 vers la version 2015. Il propose des solutions qui permettent de répondre à ces exigences quelles que soient la taille et les activités de ces organisations. Les illustrations proposées résultent d’un retour d’expérience significatif de l’auteur dans le domaine de l’audit de certification des systèmes de management conduit dans des secteurs d’activités très variés et au sein d’entreprises de toutes tailles.

Ce retour d’expérience est également enrichi par les nombreux échanges qui s’établissent entre auditeurs au sein des organismes certificateurs dont le but est de proposer des règles communes d’interprétation des différentes exigences de la norme ISO 14001.

Information documentée (définition norme ISO 14001) :

« Information devant être maîtrisée et tenue à jour par un organisme ainsi que le support sur lequel elle figure.

« Les informations documentées peuvent se présenter sous n’importe quel format, sur tous supports et peuvent provenir de toutes sources ».